blog

Di era digital modern dengan pesan pemasaran yang jenuh, melakukan komunikasi pers dengan benar menjadi lebih penting dari sebelumnya.

Personalisasi, langsung pada pokok persoalan dan fokus pada kepentingan target Anda adalah kunci untuk memastikan editorial Anda mendapatkan liputan yang layak.

Di sini kami membantu Anda melakukan hal tersebut dengan meliput setiap tahap proses penjangkauan, mulai dari pencarian calon pelanggan hingga ide sudut pandang, presentasi, dan penulisan rilis Anda.

#1. Pencarian

Aturan pertama dari strategi PR Anda adalah jangan pernah membayar untuk tautan. Membeli tautan akan merugikan Anda dalam jangka panjang; Google cukup pintar untuk mengidentifikasi dan memberikan sanksi terhadap aktivitas semacam ini pada tahun 2012, sehingga kemungkinan Anda lolos (apalagi mengambil manfaat darinya) pada tahun 2021 sangatlah kecil.

Dengan mengingat hal ini, pencarian calon pelanggan menjadi lebih penting. Anda tidak lagi berurusan dengan penjual tautan ; Anda berbicara dengan blogger dan jurnalis di situs web resmi.

Setiap langkah dalam proses pencarian calon pelanggan harus tepat untuk menikmati hasil terbaik dari strategi PR Anda.

Untuk membuat hidup Anda lebih mudah, kami telah menyusun daftar aturan pencarian calon pelanggan berikut:

01. Waktu

Kirim email antara jam 8 pagi dan 12 siang, sebelum kotak surat menjadi terlalu penuh.

02. Penelitian

Pilih daftar pers Anda dengan sangat hati-hati, pastikan Anda hanya menghubungi jurnalis yang benar-benar relevan dengan rilis Anda.

Pastikan untuk meneliti publikasi mana yang mereka tulis dan apa yang telah mereka tulis sebelumnya. Jika konten Anda tidak relevan, mereka akan memblokir Anda atau meminta untuk dihapus.

03. Alat

Buat daftar pers dengan alat hubungan media seperti Sumber Respons, sumber penting kontak media dan peluang liputan.

04. Daftar

Pisahkan daftar Anda menjadi beberapa daftar yang lebih kecil untuk topik yang lebih spesifik, dan pertahankan daftar yang lebih besar untuk menjangkau topik yang lebih luas, seperti topik yang sesuai untuk pers nasional.

#2. Proses Email

Selain menerapkan strategi pencarian calon pelanggan yang efektif, penting untuk menerapkan proses email yang konsisten. Gunakan platform pemasaran email seperti HubSpot atau YesWare untuk mengirim email, karena ini akan memungkinkan Anda memfasilitasi daftar yang lebih besar dan email tindak lanjut dengan mudah.

Anda juga akan mendapatkan akses ke laporan yang merinci tarif terbuka, memungkinkan Anda mengidentifikasi apa yang berhasil dan apa yang tidak.

Setelah Anda memilih platform pemasaran email, ikuti langkah-langkah berikut untuk memastikan pendekatan yang konsisten dan berkualitas tinggi:

01. Formatnya

Pertama, unggah daftar pers Anda dalam format yang benar untuk platform pilihan Anda.

02. Personalisasi

Kemudian, personalisasikan email Anda:

• Jika daftarnya kecil berisi sekitar sepuluh orang, Anda harus menyesuaikan pesan dengan kontak tersebut, merujuk pada pekerjaan mereka sebelumnya dan mengapa konten Anda relevan dengan portofolio/spesialisasi/minat mereka.
• Daftar kontak yang besar, terdiri dari beberapa ratus atau lebih, memerlukan pesan menyeluruh. Meski begitu, biasanya terdapat fitur personalisasi yang secara otomatis akan memasukkan nama setiap kontak di awal.

03. Tes

Selalu kirimkan email percobaan kepada diri Anda sendiri terlebih dahulu untuk memeriksanya.

#3. Pembuatan Sudut/Ide

Jika audiens Anda tidak peduli dengan apa yang Anda katakan, Anda perlu mencari tahu apa yang mereka pedulikan.

• Apa yang mereka sukai?
• Apa yang mereka benci?

Dan yang paling penting, bagaimana Anda bisa menghubungkan hal ini dengan merek Anda? Setelah Anda sepenuhnya memahami apa yang ingin Anda capai dari kampanye, Anda dapat berkonsentrasi pada perolehan ide.

Meskipun kreativitas bukanlah proses ilmiah (dan tidak boleh diperlakukan sebagai proses ilmiah), ada beberapa taktik yang telah dicoba dan dipercaya untuk membantu Anda memaksimalkan peluang memilih ide dan sudut pandang yang cukup kuat untuk mengatasi kebisingan.

Namun, pencarian calon pembeli yang efektif dan email Anda yang menarik tidak akan berarti apa-apa tanpa ide atau sudut pandang yang bagus.

Ide bisa menjadi tantangan nyata jika Anda tidak melakukan pendekatan dengan cara yang benar; salah satu kendala yang umum terjadi adalah melakukan brainstorming terhadap lusinan produk dan taktik (“kami dapat membuat video”, atau “kami akan melakukan survei”) dibandingkan memikirkan kampanye secara keseluruhan.

Cobalah untuk beralih dari ide berskala kecil ke ide yang lebih besar dengan bekerja dari dalam ke luar, dimulai dengan merek Anda dan temukan koneksi ke tema yang lebih luas, seperti yang ditunjukkan dalam peta pikiran di bawah ini.

Salah satu tekniknya adalah dengan menjelajahi kekayaan sumber konten di luar sana untuk membentuk ide-ide kreatif yang orisinal dan efektif.

Pertimbangkan untuk menggunakan sumber-sumber berikut untuk mendapatkan inspirasi:

• Penjelajah Konten Ahrefs
• BuzzSumo
• reddit

Alat-alat ini harus digunakan untuk mengidentifikasi topik dan sudut pandang apa yang populer di kalangan pers. Anda dapat menggunakan informasi ini untuk menginformasikan sudut pandang Anda sendiri untuk siaran pers dan artikel editorial.

Masih kesulitan mengembangkan ide yang cukup kuat untuk menghasilkan cakupan yang dibutuhkan merek Anda?

01. Mendaftarlah ke email seperti Journo Requests dan notifikasi media sosial seperti hashtag #PRRequest untuk menentukan konten apa yang sedang dicari jurnalis.

02. Simpan kalender fitur penerusan yang terkait dengan bidang bisnis Anda. Anda dapat mencari permintaan fitur penerusan dengan alat seperti Sumber Respons. Ingatlah untuk menyertakan semua acara penting tahunan seperti hari libur bank, semester, dll.

Untuk menjalankan kalender ini, Anda perlu berkoordinasi dengan:

• Rencana pemasaran untuk setiap kuartal/tahun
• Pedoman merek
• Tingkat aktivitas PR saat ini dan kontak yang harus dihindari/daftar hitam

Di akhir proses ini, Anda akan mendapatkan dua atau lebih tema kampanye yang dipikirkan dengan matang, ditambah ide tambahan seperti judul blog dan topik untuk infografis.

Jika Anda kesulitan memilih ide mana yang akan dilanjutkan, pertimbangkan untuk melakukan pemungutan suara, idealnya melibatkan orang-orang dari berbagai peran, dan dengan tingkat pengalaman berbeda.

#4. Membentuk Pitch

Jadi, Anda telah menetapkan ide yang mematikan. Sekarang Anda perlu memastikan kampanye Anda mendapatkan perhatian yang layak, yang berarti menciptakan promosi yang menarik perhatian sehingga kontak Anda tidak dapat mengabaikannya.

4.1 Menyusun Email Pitch Anda

Meskipun Anda harus berusaha menjaga fase pembuatan ide seorganik mungkin, pitching lebih merupakan permainan angka. Terimalah bahwa sebagian besar email Anda kemungkinan besar belum dibaca dan ide Anda tidak akan menarik bagi semua orang yang Anda hubungi.

Ini tidak secara otomatis berarti bahwa itu adalah ide yang buruk, hanya saja tidak sesuai dengan kalender konten mereka. Namun, Anda dapat mengambil langkah-langkah untuk memberikan ide Anda peluang terbaik untuk diperhatikan, dan semuanya dimulai dengan email promosi.

4.2 Rumus lemparan yang sukses telah teruji

Ada formula di balik promosi yang sukses – setiap email harus mencentang kotak berikut:

• Jelaskan mengapa kampanye tersebut relevan bagi penerima tersebut.
• Sertakan judul yang berkaitan dengan subjek yang telah mereka tulis sebelumnya.
• Jangan terlalu formal. Sebaliknya, gunakan nada percakapan untuk menjalin hubungan dengan penerima. Mengikuti kontak Anda di media sosial juga dapat membantu untuk mengetahui apa yang mereka bicarakan, dan bahkan memulai percakapan.
• Sesuaikan promosi Anda ke dalam kategori/sektor yang jelas (misalnya perjalanan, kesehatan dan kebugaran, gaya hidup, keuangan, berita, makanan & minuman). Sebagai panduan, lihat publikasi yang ingin Anda jangkau dan periksa bagian mana yang paling sesuai dengan promosi Anda, lalu lihat siapa yang mengedit bagian tersebut dan jenis artikel apa yang pernah mereka tulis sebelumnya. Misalnya, presentasi yang membahas dampak taman kanak-kanak di luar ruangan terhadap kesehatan anak-anak akan relevan bagi seseorang yang pernah menulis tentang obesitas pada masa kanak-kanak dan cocok dengan sektor pendidikan.
• Jangan akhiri email Anda dengan 'salam' – hal ini telah terbukti mengakibatkan penurunan tingkat respons.
• Jangan menghabiskan terlalu banyak waktu untuk membicarakan diri Anda atau produk Anda. Silakan ceritakan tentang cerita tersebut dan mengapa cerita tersebut menarik bagi pembaca, selalu dimulai dengan statistik/penelitian Anda yang paling menarik.
• Jangan mengirimkan konten duplikat sebagai fitur utama Anda. Pengecualian terhadap aturan ini adalah siaran pers, yang dapat dikirim secara massal untuk segera mendapatkan minat sebanyak mungkin dari daftar prospek Anda.
• Gunakan siaran pers sebagai alat untuk mempromosikan kampanye. Pertahankan jumlah kata 300-500 kata.
• Jika Anda mengajukan konten editorial, ingatlah untuk mengirimkan ringkasan saja; membalas permintaan untuk karya lengkap dengan konten unik.

4.3 Menulis Siaran Pers

Siaran pers adalah cara yang luar biasa untuk menyebarkan kampanye Anda ke khalayak luas. Jurnalis mungkin akan terpancing dan menggunakan informasi tersebut sebagai dasar artikel atau meminta rincian lebih lanjut.

Apa pun pilihannya, siaran pers Anda harus jelas dan ditulis dengan baik. Lihat siaran pers sebagai tambahan pada promosi Anda; itu harus ringkas dan cukup menarik sehingga penerima ingin membacanya sambil berisi informasi penting yang paling ingin Anda komunikasikan kepada kontak Anda.

Berjuang untuk membuat siaran pers yang sempurna?

Tidak yakin apa yang harus disertakan?

Untungnya, kami telah mengumpulkan dua contoh, yang terinspirasi oleh kampanye dunia nyata yang sukses. Jangan ragu untuk menggunakan templat ini untuk mendapatkan inspirasi:

4.3.1 Contoh 1:

Perihal: Praktek Gigi Tanpa Rasa Sakit? Pasien Gugup Tidak Takut Lagi

Isi:

[Salam]

Semoga kamu baik-baik saja?

Saya menghubungi atas nama klien saya, sebuah praktik gigi swasta yang berbasis di Skotlandia.

Berdasarkan penelitian tahun ini yang menemukan bahwa hampir separuh orang dewasa di Inggris mempunyai fobia terhadap dokter gigi, mereka telah membuat siaran pers berdasarkan praktik gigi revolusioner yang bebas rasa sakit.

Praktik-praktik ini lebih mirip spa mewah, dengan penekanan pada relaksasi dan menghilangkan ketakutan yang ada dengan menghilangkan ketidaknyamanan dan menciptakan asosiasi positif. Hal ini termasuk menghindari latihan, suntikan tanpa rasa sakit, memberikan pijat punggung dan perawatan wax tangan. Bahkan tersedia kacamata DVD dan iPod untuk menonton film atau mendengarkan musik selama perawatan!

Beri tahu saya jika ini menarik bagi pembaca Anda dan saya dapat mengirimkan seluruh editorialnya untuk Anda lihat?

Terima kasih,

Joe

4.3.2 Contoh 2:

Perihal: Lupakan Mengeluh Tentang Dinginnya: Apa yang Disukai Orang Inggris Tentang Musim Dingin?

Isi:

[Salam],

Saya harap Anda baik-baik saja hari ini dan tidak keberatan saya menghubungi Anda.

Kami telah melakukan diskusi kelompok fokus singkat untuk mencari tahu pendapat orang-orang tentang bulan-bulan musim dingin, dan apa yang mereka nantikan saat musim panas tinggal kenangan saja.

Baca lebih lanjut di bawah dan beri tahu saya jika Anda menginginkan kutipan atau komentar tertentu.

Terima kasih,

Joe

Orang Inggris menghabiskan banyak waktunya untuk mengeluh tentang cuaca; tapi bagaimana dengan semua hal yang kita nantikan di musim dingin?

Bagaimana kita memanfaatkan bulan-bulan yang lebih dingin?

Dilaporkan tahun ini bahwa orang Inggris menghabiskan 10 bulan hidup mereka dengan mengeluh tentang cuaca. Hari-hari basah adalah penyebab frustrasi dan kelesuan saat matahari terbenam, tetapi hal-hal kecil apa saja yang kita nikmati di musim dingin?

Statistik Penting Dari Jajak Pendapat Musim

• 18/34 tanggapan terkait dengan makanan
• 15/34 tanggapan terkait dengan pakaian musim dingin
• 15/34 tanggapan terkait dengan tetap berada di dalam rumah
• 9/34 tanggapan terkait dengan berada di luar
• Tanggapan 13/34 berhubungan dengan Natal

Info lebih lanjut untuk konteks: https://www.metro.news/we-spend-10-months-of-our-lives-moaning-about-the-weather/761697/

4.4 Frekuensi Pitch Email dan Tindak Lanjut

Seperti halnya menyusun promosi dan menulis siaran pers, ada formula untuk sukses ketika mengirim email ke kontak Anda. Terlalu banyak maka Anda akan menundanya, jika tidak cukup sering maka Anda berisiko diabaikan atau dilupakan.

Gunakan format berikut untuk memaksimalkan kemungkinan email Anda diambil:

Lakukan tindak lanjut pertama Anda tiga hingga empat hari setelah penjangkauan putaran pertama dan edit sedikit pesan ucapannya. Lakukan tindak lanjut kedua 7-10 hari kerja setelah tindak lanjut pertama, hanya untuk non-responden.

Jika Anda telah mengirimkan editorial kepada kontak Anda berdasarkan permintaan tetapi menunggu tanggapan apakah artikel tersebut ditayangkan, periksa situs mereka untuk melihat apakah artikel tersebut telah diterbitkan.

Jika tidak, tindak lanjuti lagi 7-10 hari kemudian untuk melihat apakah akan digunakan. Ketika jurnalis memberikan tanggapan, harap catat di Sumber Respons/HubSpot di sebelah rincian kontak mereka.

#5. Pemeriksaan Kualitas

Jurnalis menerima lusinan (bahkan ratusan) email setiap hari dari merek dan agensi PR yang sangat ingin ide kreatif mereka didengar. Dengan banyaknya persaingan, Anda harus memberikan kesan pertama yang baik.

Ingatlah bahwa jurnalis adalah penulis profesional. Mereka peduli dengan kata-kata dan tata bahasa. Jika email Anda penuh dengan kesalahan ketik, data tidak akurat, atau tautan rusak, dijamin mereka tidak akan meluangkan waktu untuk merespons.

Singkatnya, pemeriksaan kualitas merupakan langkah penting dalam proses penjangkauan. Selalu lakukan langkah-langkah berikut sebelum mengirim email ke kontak Anda:

• Selalu periksa ulang semua ejaan, tautan, dan data.
• Gunakan templat siaran pers untuk konsistensi.

#6. Memperoleh Data

Data berkualitas tinggi dapat menjadi pembeda antara keberhasilan atau kegagalan siaran pers Anda. Baik Anda melakukan survei independen, menghubungi influencer melalui media sosial, atau melakukan penelitian pihak ketiga, data yang baik akan bernilai emas.

Tidak semua kampanye PR memiliki sumber daya atau anggaran yang tersedia untuk menghasilkan survei khusus yang mampu menarik tanggapan yang memadai.

Dalam hal ini, ada banyak sumber daya yang menawarkan data yang siap untuk digunakan kembali.

01. Kantor Statistik Nasional

02. Buka Kantor

03. Pemerintah Inggris

04. reddit

05. Facebook

Grup seperti Peluang Blogger Inggris dan Blogger Resmi Inggris dapat melakukan survei kecil, mendapatkan penawaran dari pemberi pengaruh, dan memberi kredit kepada mereka.

Grup Facebook non-profesional yang cocok dengan berbagai sektor juga layak untuk diikuti, seperti:

• Rumah dan Taman
• Kecanduan Perjalanan
• Kesehatan dan Kebugaran

06. Kebebasan Informasi

Permintaan kebebasan informasi memungkinkan kami memperoleh informasi tercatat dari perusahaan mana pun di sektor publik.

Anda dapat menemukan semua informasi tentang cara meminta informasi sesuai dengan apa yang Anda cari.

• Ada berbagai organisasi yang dialokasikan untuk berbagai jenis permintaan informasi.
• Permintaan Anda dapat ditolak jika informasinya terlalu sensitif, jadi putuskan dengan hati-hati.

Misalnya, Dewan Kota Manchester dapat diajak berkonsultasi mengenai bagaimana serangan teror pada bulan Mei 2017 berdampak pada pariwisata di kota tersebut.

07. Blogger

Menjangkau blogger, influencer, dan pakar untuk mengomentari topik tertentu adalah cara yang bagus untuk menambahkan warna dan konteks pada kampanye PR Anda.

Namun, jika Anda ingin menggunakan taktik berharga ini, Anda harus mempertimbangkan poin praktik terbaik berikut:

• Selalu jujur ​​dan transparan; beri tahu orang yang Anda hubungi apa yang akan Anda lakukan dengan informasi yang mereka berikan dan apa yang akan mereka dapatkan sebagai imbalannya.
• Pastikan Anda mencetak nama/situs/blog/judul peserta secara akurat.
• Beberapa responden mungkin ingin tetap anonim (terutama di Reddit), jadi selalu tanyakan apakah Anda boleh menggunakan nama mereka, dan jangan pernah mempublikasikannya tanpa izin.

#7. Menguji Ide Anda

Anda tidak hanya mendapatkan ide bagus, tetapi Anda juga memiliki data untuk mendukungnya. Tentunya itu berarti kampanye PR Anda ditakdirkan untuk sukses?

Mungkin saja, tapi kami tidak suka membiarkan hal ini terjadi begitu saja! Sebelum Anda menghubungi jurnalis, luangkan waktu untuk mencari tahu apa pendapat “orang-orang nyata” tentang kampanye Anda.

Ini akan membantu Anda menghilangkan lipatan apa pun yang mungkin Anda lewatkan (yang bisa jadi terlalu mudah ketika Anda dekat dengan sebuah proyek) dan mungkin memberikan beberapa petunjuk berguna untuk mengasah nada Anda.

Inilah proses kami untuk menguji sebuah ide:

01. Posting konten ke imgur.com – Anda tidak memerlukan nama pengguna, namun mungkin layak untuk mendapatkannya, sehingga Anda dapat menggunakannya lagi di masa mendatang. Konten Anda akan terlihat seperti ini.

02. Anda perlu membuat beberapa orang melihatnya, dan untuk ini, kami akan menggunakan Reddit.com. Cari judul konten Anda di Reddit dan temukan subreddit yang relevan. Untuk contoh ini, kami menemukan: https://www.reddit.com/r/surfing/

03. Posting tautan Imgur di Reddit (tidak seperti URL merek, Reddit menyukai Imgur). Seharusnya terlihat seperti ini

NB Sebelum terbawa suasana, Anda harus membuat akun Reddit dan melakukan interaksi umum, membangun kredibilitas dengan melakukan upvoting atau berbagi konten yang sudah populer. Alasannya adalah sebagian besar subreddit tidak mengizinkan akun baru mengirimkan konten.

Selanjutnya, posting konten Anda dengan judul yang relevan. Seharusnya terlihat seperti ini.

Silakan baca komentar-komentarnya dan lakukan penyesuaian pada konten agar jurnalis lebih mungkin ingin memuatnya. Mendapatkan umpan balik dari poster di topik khusus yang memiliki pengetahuan atau minat mendalam terhadap topik tersebut dan mewakili demografi yang ingin Anda targetkan sangatlah berharga.

#8. Kinerja Pelacakan

Akhirnya, Anda telah mencapai titik di mana Anda memiliki ide yang kuat, didukung oleh data dan didukung oleh masukan pengguna di Reddit. Namun masih banyak pembelajaran yang menanti Anda – termasuk bagaimana jurnalis menanggapi pesan Anda.

Menggunakan program perangkat lunak seperti Yesware akan memungkinkan Anda mengukur rasio buka dan klik-tayang serta memahami bagaimana reaksi jurnalis terhadap konten Anda.

Hal ini akan memungkinkan Anda membuat perubahan positif terhadap cara Anda melakukan penjangkauan di masa depan. Anda hanya dapat meningkatkan bagian penting dari proses PR ini dengan meninjau apa yang telah Anda lakukan sebelumnya berdasarkan data yang ada.

#9. Kesimpulan

Dan begitulah: proses penjangkauan pers yang lengkap yang memberi Anda banyak kesempatan untuk mengasah ide Anda, membuat email yang menarik bagi jurnalis, dan melakukan perbaikan berdasarkan apa yang Anda tahu berhasil. (dan apa yang tidak).

Ini mungkin tampak seperti banyak hal yang harus dilakukan, tetapi jika Anda serius dengan PR, Anda akan menghargai bahwa upaya ini sepadan.

Apakah tujuan akhir Anda adalah untuk mengamankan link ke halaman-halaman utama atau mendapatkan liputan untuk menumbuhkan kesadaran merek, strategi PR yang efektif sangat berharga, jadi mengapa Anda tidak melakukan upaya yang diperlukan untuk memberikan peluang terbaik untuk berhasil?

Tentu saja, banyak pemasar internal yang kekurangan sumber daya untuk menyampaikan kampanye PR yang berkualitas.

Untungnya, kami siap membantu!