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En la era digital moderna de mensajes de marketing saturados, acertar en la comunicación con la prensa es más importante que nunca.

La personalización, ir directo al grano y centrarse en los intereses de sus objetivos es clave para garantizar que su editorial obtenga la cobertura que merece.

Aquí le ayudamos a hacer exactamente eso, cubriendo cada etapa del proceso de divulgación, desde la prospección hasta la ideación de ángulos, la presentación y la redacción de su comunicado.

#1. Prospección

La primera regla de su estrategia de relaciones públicas debería ser nunca pagar por enlaces. Comprar enlaces te perjudicará a largo plazo; Google fue lo suficientemente inteligente como para identificar y penalizar este tipo de actividad en 2012, por lo que las posibilidades de que te salgas con la tuya (y mucho menos de que te beneficies) en 2021 son extremadamente limitadas.

Teniendo esto en cuenta, la prospección se vuelve aún más esencial. Ya no estás tratando con vendedores de enlaces ; estás hablando con blogueros y periodistas en sitios web autorizados.

Cada paso del proceso de prospección debe ser acertado para disfrutar de los mejores resultados de su estrategia de relaciones públicas.

Para facilitarle la vida, hemos elaborado la siguiente lista de reglas para la prospección:

01. tiempo

Envíe correos electrónicos entre las 8 a. m. y las 12 p. m., antes de que los buzones de correo se llenen demasiado.

02. Investigación

Elija sus listas de prensa con mucho cuidado, asegurándose de contactar sólo a periodistas que sean absolutamente relevantes para su publicación.

Asegúrese de investigar para qué publicaciones escriben y sobre qué han escrito anteriormente. Si su contenido es irrelevante, lo bloquearán o solicitarán que lo eliminen.

03. Herramientas

Cree listas de prensa con una herramienta de relaciones con los medios como Response Source, una fuente esencial de contactos con los medios y oportunidades de cobertura.

04. Listas

Separe sus listas en listas más pequeñas para temas más específicos y mantenga sus listas más grandes para la divulgación de temas de mayor alcance, como aquellos adecuados para la prensa nacional.

#2. Proceso de correo electrónico

Además de implementar una estrategia de prospección eficaz, es importante adoptar un proceso de correo electrónico coherente. Utilice una plataforma de marketing por correo electrónico como HubSpot o YesWare para enviar correos electrónicos, ya que esto le permitirá facilitar listas más grandes y correos electrónicos de seguimiento fácilmente.

También obtendrá acceso a informes que detallan las tasas de apertura, lo que le permitirá identificar qué funcionó y qué no.

Una vez que haya elegido una plataforma de marketing por correo electrónico, siga estos pasos para garantizar un enfoque coherente y de alta calidad:

01. Formato

Primero, cargue su lista de prensa en el formato correcto para la plataforma elegida.

02. Personalizar

Luego, personaliza tu correo electrónico:

• Si se trata de una lista pequeña de unas diez personas, debes adaptar el mensaje a ese contacto, haciendo referencia a su trabajo anterior y por qué tu contenido es relevante para su portafolio/especialidad/intereses.
• Una gran lista de contactos de unos cientos o más necesitará un mensaje general. Aún así, suele haber una función de personalización que insertará automáticamente el nombre de cada contacto al principio.

03. Prueba

Envíese siempre un correo electrónico de prueba a usted mismo primero para comprobarlo.

#3. Ángulo/Generación de ideas

Si a tu audiencia no le importa lo que tienes que decir, debes descubrir qué es lo que sí les importa.

• ¿Qué aman?
• ¿Qué odian?

Y, lo más importante, ¿cómo puedes relacionar esto con tu marca? Una vez que comprenda completamente lo que intenta lograr con la campaña, podrá concentrarse en la generación de ideas.

Si bien la creatividad no es un proceso científico (y no debe tratarse como tal), existen algunas tácticas probadas y confiables que lo ayudarán a maximizar sus posibilidades de elegir una idea y un ángulo lo suficientemente fuerte como para eliminar el ruido.

Sin embargo, una prospección eficaz y unos correos electrónicos llamativos servirán de poco sin una gran idea o ángulo.

La ideación puede ser un verdadero desafío si no la abordas de la manera correcta; Un error común es hacer una lluvia de ideas sobre docenas de productos y tácticas (“podemos hacer un video” o “encargaremos una encuesta”) en lugar de pensar en la campaña como un todo.

Intente pasar de ideas de menor escala a ideas más grandes trabajando de adentro hacia afuera, comenzando con su marca y encontrando conexiones con temas más amplios, como se demuestra en el siguiente mapa mental.

Una técnica consiste en explorar la gran cantidad de fuentes de contenido que existen para formar ideas creativas originales y efectivas.

Considere utilizar las siguientes fuentes para inspirarse:

• Explorador de contenido de Ahrefs
• BuzzSumo
• Reddit

Estas herramientas deben utilizarse para identificar qué temas y ángulos son populares entre la prensa. Puede utilizar esta información para informar sus propios ángulos para comunicados de prensa y artículos editoriales.

¿Aún estás luchando por desarrollar la idea que sea lo suficientemente fuerte como para generar la cobertura que tu marca necesita?

01. Regístrese para recibir correos electrónicos como Journo Requests y notificaciones de redes sociales como el hashtag #PRRequest para determinar qué contenido ya están buscando los periodistas.

02. Mantenga un calendario de funciones de reenvío relacionadas con las áreas de su negocio. Puede buscar solicitudes de funciones de reenvío con una herramienta como Response Source. Sólo recuerde incluir todas las ocasiones anuales clave, como días festivos, semestres, etc.

Para ejecutar este calendario, deberá coordinar con su:

• Plan de marketing para cada trimestre/año.
• Pautas de marca
• Niveles actuales de actividad de relaciones públicas y contactos a evitar/lista negra

Al final de este proceso, deberías quedarte con dos o más temas de campaña bien pensados, además de ideas complementarias como títulos de blogs y temas para infografías.

Si tiene dificultades para elegir con qué idea proceder, considere someterla a votación, idealmente involucrando a personas de una amplia gama de roles y con diferentes niveles de experiencia.

#4. Formando un tono

Así que te has decidido por una idea genial. Ahora debe asegurarse de que su campaña reciba la atención que merece, lo que significa elaborar un discurso que llame la atención y que sus contactos no puedan ignorar.

4.1 Elaboración del correo electrónico de presentación

Si bien debes esforzarte por mantener la fase de ideación lo más orgánica posible, el lanzamiento es mucho más un juego de números. Acepte que es probable que un alto porcentaje de sus correos electrónicos permanezcan sin leer y que su idea no atraerá a todas las personas con las que se comunique.

Esto no significa automáticamente que sea una mala idea, sólo que no encaja en su calendario de contenidos. Sin embargo, puedes tomar medidas para darle a tu idea la mayor oportunidad de hacerse notar, y todo comienza con el correo electrónico de presentación.

4.2 La fórmula probada de un lanzamiento exitoso

Existe una fórmula detrás de una propuesta exitosa: cada correo electrónico debe marcar las siguientes casillas:

• Explique por qué la campaña es relevante para ese destinatario.
• Incluya un titular que se relacione con temas sobre los que hayan escrito anteriormente.
• No seas innecesariamente formal. En su lugar, adopte un tono conversacional para establecer una conexión con el destinatario. También puede ser útil seguir a tus contactos en las redes sociales para tener una idea de lo que están hablando e incluso entablar una conversación.
• Adapte su propuesta a una categoría/sector claramente definido (por ejemplo, viajes, salud y fitness, estilo de vida, finanzas, noticias, comida y bebida). Para obtener orientación, mire las publicaciones a las que se dirige y verifique en qué sección encaja mejor su propuesta, luego vea quién edita esa sección y qué tipo de artículos han escrito antes. Por ejemplo, una presentación que analice el impacto de las guarderías al aire libre en la salud de los niños sería relevante para alguien que haya escrito sobre la obesidad infantil en el pasado y que encaje en el sector educativo.
• No finalice su correo electrónico con "saludos": se ha demostrado que esto genera menores tasas de respuesta.
• No pierda demasiado tiempo hablando de usted o de su producto. Hable sobre la historia y por qué es interesante para el lector, comenzando siempre con sus estadísticas/investigaciones más interesantes.
• No envíe contenido duplicado como su característica principal. La excepción a esta regla es un comunicado de prensa, que se puede enviar en masa para obtener rápidamente el mayor interés posible de su lista de prospectos.
• Utilice comunicados de prensa como herramienta para promocionar la campaña. Manténgalos en un número de palabras de 300 a 500 palabras.
• Si está presentando un contenido editorial, recuerde enviar solo un resumen; Responda a las solicitudes de la pieza completa con contenido único.

4.3 Redacción de un comunicado de prensa

Las notas de prensa son una forma fantástica de difundir su campaña entre una amplia audiencia de contactos. Los periodistas pueden morder el anzuelo y utilizar la información como base para un artículo o solicitar más detalles.

De cualquier manera, sus comunicados de prensa deben ser claros y estar bien redactados. Vea el comunicado de prensa como un complemento a su propuesta; debe ser lo suficientemente conciso y convincente para que el destinatario quiera seguir leyendo y al mismo tiempo contener la información clave que más desea comunicar a sus contactos.

¿Tiene dificultades para redactar el comunicado de prensa perfecto?

¿No estás seguro de qué incluir?

Afortunadamente, hemos reunido dos ejemplos, inspirados en campañas exitosas del mundo real. Siéntete libre de utilizar estas plantillas como inspiración:

4.3.1 Ejemplo 1:

Asunto: ¿Prácticas dentales sin dolor? Los pacientes nerviosos ya no temen

Contenido:

[Saludo]

Espero que estés bien?

Me pongo en contacto en nombre de mi cliente, un consultorio dental privado con sede en Escocia.

Tras un estudio de este año que encontró que casi la mitad de los adultos del Reino Unido tienen fobia al dentista, han elaborado un comunicado de prensa basado en prácticas dentales revolucionarias sin dolor.

Estas prácticas funcionan más como spas de lujo, con énfasis en la relajación y en aliviar cualquier miedo preconcebido aliviando totalmente el malestar y creando asociaciones positivas. Esto incluye evitar taladros, inyecciones indoloras, masajes de espalda y tratamientos de cera para las manos. ¡Incluso hay gafas DVD y iPods para ver películas o escuchar música durante el tratamiento!

Déjame saber si esto sería de interés para tus lectores y puedo enviarte el editorial para que le eches un vistazo.

Gracias,

José

4.3.2 Ejemplo 2:

Asunto: Olvídese de quejarse del frío: ¿Qué les encanta a los británicos del invierno?

Contenido:

[Saludo],

Espero que estés bien hoy y no te importe que me ponga en contacto.

Hemos realizado un grupo de discusión rápido para descubrir qué piensa la gente sobre los meses de invierno y qué esperan una vez que el verano sea solo un recuerdo lejano.

Lea más a continuación y avíseme si desea citas o comentarios específicos.

Gracias,

José

Los británicos pasan gran parte de su tiempo quejándose del clima; pero ¿qué pasa con todas las cosas que esperamos en invierno?

¿Cómo aprovechamos al máximo los meses más fríos?

Este año se informó que los británicos pasan 10 meses de sus vidas quejándose del clima. Los días más húmedos son los culpables de la frustración y el letargo cuando el sol se pone, pero ¿cuáles son todas las pequeñas cosas que disfrutamos de la temporada de invierno?

Estadísticas clave de la encuesta de temporada

• 18/34 respuestas estaban relacionadas con la comida
• 15/34 de las respuestas estaban relacionadas con la ropa de invierno.
• 15/34 respuestas estaban relacionadas con permanecer en casa
• 9/34 respuestas estaban relacionadas con estar al aire libre
• 13/34 respuestas estaban relacionadas con la Navidad

Más información para el contexto: https://www.metro.news/we-spend-10-months-of-our-lives-moaning-about-the-weather/761697/

4.4 Frecuencia de los correos electrónicos de presentación y seguimientos

Al igual que cuando se elabora una propuesta y se escribe un comunicado de prensa, existe una fórmula para el éxito cuando se trata de enviar correos electrónicos a sus contactos. Demasiado y los pospondrás, no lo suficiente y corres el riesgo de que te pasen por alto o te olviden.

Siga el siguiente formato para maximizar las posibilidades de que sus correos electrónicos sean recogidos:

Realice su primer seguimiento tres o cuatro días después de la primera ronda de divulgación y edite ligeramente el mensaje de saludo. Realice su segundo seguimiento entre 7 y 10 días hábiles después del primero, únicamente para quienes no respondieron.

Si le envió a su contacto un editorial a pedido pero está esperando una respuesta sobre si el artículo está publicado, consulte su sitio para ver si se ha publicado.

De lo contrario, haga un seguimiento nuevamente entre 7 y 10 días después para ver si se utilizará. Cuando los periodistas respondan, anótelo en Fuente de respuesta/HubSpot junto a sus datos de contacto.

#5. Control de calidad

Los periodistas reciben docenas (si no cientos) de correos electrónicos todos los días de marcas y agencias de relaciones públicas desesperadas por que se escuchen sus ideas creativas. Con tanta competencia, debes causar una excelente primera impresión.

Recuerde que los periodistas son escritores profesionales. Se preocupan por las palabras y la gramática. Si su correo electrónico está plagado de errores tipográficos, datos inexactos o enlaces rotos, puede garantizar que no se tomarán el tiempo para responder.

En resumen, el control de calidad es un paso vital en el proceso de divulgación. Realice siempre los siguientes pasos antes de enviar un correo electrónico a sus contactos:

• Siempre revise la ortografía, los enlaces y los datos.
• Utilice una plantilla de comunicado de prensa para mantener la coherencia.

#6. Obtención de datos

Los datos de alta calidad pueden marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de su comunicado de prensa. Ya sea que haya encargado una encuesta independiente, se haya comunicado con personas influyentes a través de redes sociales o haya reutilizado una investigación de terceros, los buenos datos valen su peso en oro.

No todas las campañas de relaciones públicas tienen los recursos o el presupuesto disponibles para producir una encuesta personalizada capaz de atraer suficientes respuestas.

En este caso, hay muchos recursos que ofrecen datos que están listos para ser reutilizados.

01. Oficina de Estadísticas Nacionales

02. Oficina abierta

03. Gobierno del Reino Unido

04. Reddit

05.Facebook

Grupos como UK Blogger Opportunities y Official UK Bloggers pueden realizar miniencuestas, obtener citas de personas influyentes y darles crédito.

También vale la pena unirse a grupos de Facebook no profesionales que encajen en los diferentes sectores, como por ejemplo:

• Hogar y Jardín
• Adicción a los viajes
• Salud y fitness

06. Libertad de Información

La libertad de solicitud de información nos permite obtener información registrada de cualquier empresa del sector público.

Podrás encontrar toda la información sobre cómo solicitar información según lo que estés buscando.

• Existen varias organizaciones asignadas a diferentes tipos de solicitud de información.
• Su solicitud podría ser rechazada si la información es demasiado confidencial, así que decida con cuidado.

Por ejemplo, se podría consultar al Ayuntamiento de Manchester sobre cómo los ataques terroristas de mayo de 2017 afectaron el turismo en la ciudad.

07. Bloggers

Comunicarse con blogueros, personas influyentes y expertos para comentar sobre un tema determinado es una excelente manera de agregar algo de color y contexto a su campaña de relaciones públicas.

Sin embargo, si va a utilizar esta valiosa táctica, debe considerar los siguientes puntos de mejores prácticas:

• Sea siempre honesto y transparente; Dígale a la persona con la que se comunica qué hará con la información que le proporcione y qué obtendrá a cambio.
• Asegúrese de imprimir con precisión los nombres, sitios, blogs y títulos de los participantes.
• Es posible que algunos respondedores deseen permanecer en el anonimato (especialmente en Reddit), así que siempre pregunta si puedes usar su nombre y nunca lo publiques sin permiso.

#7. Probando tu idea

No sólo has tenido una gran idea, sino que también tienes los datos para respaldarla. ¿Seguramente eso significa que su campaña de relaciones públicas está destinada al éxito?

Quizás, ¡pero no nos gusta dejar estas cosas al azar! Antes de contactar a los periodistas, tómese el tiempo para averiguar qué piensa la “gente real” sobre su campaña.

Le ayudará a solucionar cualquier pliegue que haya pasado por alto (lo cual puede ser muy fácil cuando está cerca de un proyecto) y podría brindarle algunos consejos útiles para perfeccionar su discurso.

Este es nuestro proceso para probar una idea:

01. Publique el contenido en imgur.com; no necesita un nombre de usuario, pero probablemente valga la pena conseguir uno, para poder usarlo nuevamente en el futuro. Tu contenido debería verse así.

02. Necesita que algunas personas lo vean y, para ello, usaremos Reddit.com. Busque el título de su contenido en Reddit y encuentre un subreddit relevante. Para este ejemplo, encontramos: https://www.reddit.com/r/surfing/

03. Publique el enlace de Imgur en Reddit (a diferencia de las URL de marca, a Reddit le encanta Imgur). Debería verse así

NB Antes de dejarse llevar, debe configurar una cuenta de Reddit y realizar alguna interacción general, generando credibilidad votando o compartiendo contenido que ya es popular. La razón es que la mayoría de los subreddits no permiten que las cuentas nuevas envíen contenido.

A continuación, publique su contenido con un título relevante. Debería verse algo como esto.

Lea los comentarios y realice ajustes en el contenido para que sea más probable que los periodistas quieran publicarlo. Es invaluable obtener comentarios de quienes publican publicaciones en temas especializados que tendrán un profundo conocimiento o interés en el tema y representarán el grupo demográfico al que querrá dirigirse.

#8. Seguimiento del rendimiento

Finalmente, ha llegado al punto en el que tiene una idea sólida, respaldada por datos y respaldada por los comentarios de los usuarios en Reddit. Pero todavía hay muchos aprendizajes esperándote, entre ellos cómo responden los periodistas a tus mensajes.

El uso de un programa de software como Yesware le permitirá medir las tasas de apertura y de clics y comprender cómo reaccionan los periodistas a su contenido.

Esto le permitirá realizar cambios positivos en la forma de comunicarse en el futuro. Sólo puedes mejorar esta parte vital del proceso de relaciones públicas revisando lo que has hecho antes basándose en datos concretos.

#9. Conclusión

Y ahí lo tiene: un proceso completo de comunicación con la prensa que le brinda amplias oportunidades para perfeccionar su idea, elaborar un correo electrónico atractivo para los periodistas y realizar mejoras basadas en lo que sabe que funciona bien. (y lo que no).

Esto puede parecer que hay muchas casillas que marcar, pero si te tomas en serio las relaciones públicas, apreciarás que vale la pena el esfuerzo.

Ya sea que su objetivo final sea asegurar enlaces a páginas clave u obtener cobertura para aumentar el conocimiento de la marca, una estrategia de relaciones públicas eficaz es invaluable, entonces, ¿por qué no haría el trabajo necesario para darle las mejores posibilidades de éxito?

Por supuesto, muchos especialistas en marketing internos carecen de los recursos para ofrecer una campaña de relaciones públicas de calidad.

¡Afortunadamente, estamos aquí para ayudar!