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À l’ère numérique moderne où les messages marketing sont saturés, il est plus important que jamais de bien communiquer avec la presse.

La personnalisation, aller droit au but et cibler les intérêts de vos cibles est la clé pour garantir à votre éditorial la couverture qu'il mérite.

Ici, nous vous aidons à faire exactement cela en couvrant chaque étape du processus de sensibilisation, de la prospection à l'idéation sous l'angle, en passant par la présentation et la rédaction de votre communiqué.

#1. Prospection

La première règle de votre stratégie de relations publiques devrait être de ne jamais payer pour des liens. Acheter des liens vous fera du mal à long terme ; Google a été assez intelligent pour identifier et pénaliser ce type d'activité en 2012, donc les chances que vous vous en sortiez (et encore moins en profitiez) en 2021 sont extrêmement limitées.

Dans cette optique, la prospection devient encore plus essentielle. Vous n'avez plus affaire à des vendeurs de liens ; vous parlez à des blogueurs et des journalistes sur des sites Web faisant autorité.

Chaque étape du processus de prospection doit être précise pour tirer les meilleurs résultats de votre stratégie de relations publiques.

Pour vous faciliter la vie, nous avons dressé la liste suivante de règles de prospection :

01. Heure

Envoyez des e-mails entre 8h00 et midi, avant que les boîtes aux lettres ne soient trop pleines.

02. Recherche

Choisissez très soigneusement vos listes de presse, en veillant à ne contacter que des journalistes absolument pertinents pour votre communiqué.

Assurez-vous de rechercher pour quelle(s) publication(s) ils écrivent et sur quoi ils ont déjà écrit. Si votre contenu n'est pas pertinent, ils vous bloqueront ou demanderont à être supprimés.

03. Outils

Créez des listes de presse avec un outil de relations médias tel que Response Source, une source essentielle de contacts médias et d'opportunités de couverture.

04. Listes

Séparez vos listes en listes plus petites pour des sujets plus spécialisés et conservez vos listes plus grandes pour la diffusion de sujets plus vastes, tels que ceux adaptés à la presse nationale.

#2. Processus de courrier électronique

En plus de mettre en œuvre une stratégie de prospection efficace, il est important d'adopter un processus d'emailing cohérent. Utilisez une plateforme de marketing par e-mail telle que HubSpot ou YesWare pour envoyer des e-mails, car cela vous permettra de créer facilement des listes plus grandes et des e-mails de suivi.

Vous aurez également accès à des rapports détaillant les taux d'ouverture, vous permettant d'identifier ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné.

Une fois que vous avez choisi une plateforme de marketing par e-mail, suivez ces étapes pour garantir une approche cohérente et de haute qualité :

01. Formater

Tout d’abord, téléchargez votre liste de presse au format approprié pour la plateforme choisie.

02. Personnaliser

Ensuite, personnalisez votre email :

• S'il s'agit d'une petite liste d'une dizaine de personnes, vous devez adapter le message à ce contact, en faisant référence à son travail antérieur et à la raison pour laquelle votre contenu est pertinent par rapport à son portefeuille/spécialisation/intérêts.
• Une grande liste de contacts de quelques centaines ou plus nécessitera un message général. Néanmoins, il existe généralement une fonction de personnalisation qui insérera automatiquement le nom de chaque contact au début.

03. Essai

Envoyez-vous toujours d'abord un e-mail de test pour le vérifier.

#3. Génération d'angles/d'idées

Si votre public ne se soucie pas de ce que vous avez à dire, vous devez découvrir ce qui l'intéresse.

• Qu’est-ce qu’ils aiment ?
• Qu'est-ce qu'ils détestent ?

Et surtout, comment pouvez-vous associer cela à votre marque ? Une fois que vous avez parfaitement compris ce que vous essayez d’obtenir grâce à la campagne, vous pouvez vous concentrer sur la génération d’idées.

Bien que la créativité ne soit pas un processus scientifique (et ne devrait pas être traitée comme tel), il existe quelques tactiques éprouvées pour vous aider à maximiser vos chances de choisir une idée et un angle suffisamment forts pour passer à travers le bruit.

Cependant, une prospection efficace et des emails accrocheurs ne compteront pas sans une bonne idée ou un bon angle.

L'idéation peut être un véritable défi si vous ne l'abordez pas de la bonne manière ; un piège courant consiste à réfléchir à des dizaines de produits et de tactiques (« nous pouvons faire une vidéo » ou « nous commanderons une enquête ») plutôt que de penser à la campagne dans son ensemble.

Essayez de passer d'idées à plus petite échelle à des idées plus grandes en travaillant de l'intérieur vers l'extérieur, en commençant par votre marque et en trouvant des liens avec des thèmes plus larges, comme le montre la carte mentale ci-dessous.

Une technique consiste à parcourir la richesse des sources de contenu pour former des idées créatives originales et efficaces.

Pensez à utiliser les sources suivantes pour vous inspirer :

• Explorateur de contenu Ahrefs
• BuzzSumo
• Reddit

Ces outils doivent être utilisés pour identifier les sujets et les angles populaires auprès de la presse. Vous pouvez utiliser ces informations pour éclairer vos propres points de vue sur les communiqués de presse et les articles éditoriaux.

Vous avez toujours du mal à développer une idée suffisamment forte pour générer la couverture dont votre marque a besoin ?

01. Inscrivez-vous aux e-mails tels que Journo Requests et aux notifications sur les réseaux sociaux telles que le hashtag #PRRequest pour déterminer le contenu que les journalistes recherchent déjà.

02. Tenez un calendrier des fonctionnalités de transfert liées aux domaines de votre entreprise. Vous pouvez rechercher des demandes de fonctionnalités de transfert avec un outil tel que Response Source. N'oubliez pas d'inclure toutes les occasions annuelles clés telles que les jours fériés, les semestres, etc.

Pour exécuter ce calendrier, vous devrez vous coordonner avec votre :

• Plan marketing pour chaque trimestre/année
• Lignes directrices de la marque
• Niveaux actuels d'activité de relations publiques et contacts à éviter/liste noire

À la fin de ce processus, vous devriez vous retrouver avec au moins deux thèmes de campagne bien pensés, ainsi que des idées supplémentaires telles que des titres de blog et des sujets d'infographie.

Si vous avez du mal à choisir quelle idée donner suite, envisagez de la soumettre à un vote, en impliquant idéalement des personnes occupant un large éventail de rôles et ayant différents niveaux d'expérience.

#4. Former un pitch

Vous avez donc opté pour une idée géniale. Vous devez maintenant vous assurer que votre campagne reçoit l'attention qu'elle mérite, ce qui signifie élaborer un argumentaire accrocheur que vos contacts ne pourront pas ignorer.

4.1 Élaboration de votre e-mail de présentation

Même si vous devez vous efforcer de garder la phase d'idéation aussi organique que possible, le pitch est bien plus un jeu de chiffres. Acceptez qu'un pourcentage élevé de vos e-mails soient susceptibles de rester non lus et que votre idée ne plaira pas à toutes les personnes que vous contactez.

Cela ne signifie pas automatiquement que c'est une mauvaise idée, mais simplement que cela ne correspond pas à leur calendrier de contenu. Cependant, vous pouvez prendre des mesures pour donner à votre idée les meilleures chances d’être remarquée, et tout commence par l’e-mail de présentation.

4.2 La formule éprouvée d'un pitch réussi

Il existe une formule derrière un pitch réussi : chaque e-mail doit cocher les cases suivantes :

• Expliquez pourquoi la campagne est pertinente pour ce destinataire.
• Incluez un titre qui se rapporte aux sujets sur lesquels ils ont déjà écrit.
• Ne soyez pas inutilement formel. Au lieu de cela, adoptez un ton de conversation pour établir une connexion avec le destinataire. Il peut également être utile de suivre vos contacts sur les réseaux sociaux pour avoir une idée de ce dont ils parlent et même engager une conversation.
• Ajustez votre argumentaire dans une catégorie/secteur clairement défini (par exemple, voyages, santé et remise en forme, style de vie, finance, actualités, alimentation et boissons). Pour vous guider, examinez les publications auxquelles vous vous adressez et vérifiez dans quelle section votre argumentaire s'intègre le mieux, puis voyez qui édite cette section et quel type d'articles ils ont déjà écrit. Par exemple, un argumentaire traitant de l'impact des crèches en plein air sur la santé des enfants serait pertinent pour quelqu'un qui a déjà écrit sur l'obésité infantile et qui s'intègre dans le secteur de l'éducation.
• Ne terminez pas votre e-mail par « cordialement » : il a été prouvé que cela entraîne une diminution des taux de réponse.
• Ne passez pas trop de temps à parler de vous ou de votre produit. Veuillez parler de l'histoire et de la raison pour laquelle elle intéresse le lecteur, en commençant toujours par vos statistiques/recherches les plus intéressantes.
• N'envoyez pas de contenu en double comme fonctionnalité principale. L’exception à cette règle est un communiqué de presse, qui peut être envoyé en masse pour glaner rapidement le plus d’intérêt possible auprès de votre liste de prospects.
• Utilisez les communiqués de presse comme outil pour promouvoir la campagne. Limitez-les à un nombre de mots de 300 à 500 mots.
• Si vous proposez un contenu éditorial, n'oubliez pas d'envoyer uniquement un résumé ; répondre aux demandes pour la pièce complète avec un contenu unique.

4.3 Rédaction d'un communiqué de presse

Les communiqués de presse sont un moyen fantastique de diffuser votre campagne auprès d'un large public de contacts. Les journalistes peuvent mordre à l’hameçon et utiliser les informations comme base d’un article ou demander des détails supplémentaires.

Quoi qu’il en soit, vos communiqués de presse doivent être clairs et bien rédigés. Consultez le communiqué de presse en complément de votre argumentaire ; il doit être suffisamment concis et convaincant pour que le destinataire veuille continuer à lire tout en contenant les informations clés que vous souhaitez le plus communiquer à vos contacts.

Vous avez du mal à rédiger le communiqué de presse parfait ?

Vous ne savez pas quoi inclure ?

Heureusement, nous avons rassemblé deux exemples, inspirés de campagnes réussies du monde réel. N'hésitez pas à utiliser ces modèles pour vous inspirer :

4.3.1 Exemple 1 :

Objet : Des pratiques dentaires sans douleur ? Les patients nerveux n’ont plus peur

Contenu:

[Salutation]

J'espère que tu vas bien ?

Je vous contacte au nom de mon client, un cabinet dentaire privé basé en Écosse.

Suite à une étude réalisée cette année qui a révélé que près de la moitié des adultes britanniques ont une phobie du dentiste, ils ont publié un communiqué de presse basé sur des pratiques dentaires révolutionnaires et sans douleur.

Ces pratiques fonctionnent davantage comme des spas de luxe, mettant l'accent sur la relaxation et atténuant les peurs préconçues en atténuant totalement l'inconfort et en créant des associations positives. Cela inclut l’évitement des exercices, des injections indolores, des massages du dos et des traitements à la cire pour les mains. Il existe même des lunettes DVD et des iPod pour regarder des films ou écouter de la musique pendant son traitement !

Faites-moi savoir si cela pourrait intéresser vos lecteurs et je pourrai vous envoyer l'éditorial pour que vous puissiez y jeter un œil ?

Merci,

Joe

4.3.2 Exemple 2 :

Objet : Oubliez les gémissements à propos du froid : qu'est-ce que les Britanniques aiment en hiver ?

Contenu:

[Salutation],

J'espère que vous allez bien aujourd'hui et que cela ne vous dérange pas que je vous contacte.

Nous avons organisé un groupe de discussion rapide pour savoir ce que les gens pensent des mois d'hiver et ce qu'ils attendent avec impatience une fois que l'été n'est plus qu'un lointain souvenir.

Lisez-en plus ci-dessous et faites-moi savoir si vous souhaitez des citations ou des commentaires spécifiques.

Merci,

Joe

Les Britanniques passent beaucoup de temps à se plaindre de la météo ; mais qu’en est-il de toutes les choses que nous attendons avec impatience en hiver ?

Comment profiter au maximum des mois les plus froids ?

Il a été rapporté cette année que les Britanniques passaient 10 mois de leur vie à se plaindre de la météo. Les jours plus humides sont à l'origine de la frustration et de la léthargie lorsque le soleil se couche, mais quelles sont toutes les petites choses que nous apprécions pendant la saison hivernale ?

Statistiques clés du sondage de la saison

• 18/34 réponses étaient liées à l'alimentation
• 15/34 des réponses concernaient les vêtements d'hiver
• 15/34 réponses étaient liées au fait de rester à l'intérieur
• 9 réponses sur 34 étaient liées au fait d'être à l'extérieur
• 13/34 réponses étaient liées à Noël

Plus d'informations pour le contexte : https://www.metro.news/we-spend-10-months-of-our-lives-moaning-about-the-weather/761697/

4.4 Fréquence des courriels de présentation et des suivis

Comme pour l'élaboration d'un argumentaire et la rédaction d'un communiqué de presse, il existe une formule pour réussir lorsqu'il s'agit d'envoyer des e-mails à vos contacts. Trop et vous les retarderez, pas assez souvent et vous risquez d'être négligé ou oublié.

Respectez le format suivant pour maximiser les chances que vos e-mails soient récupérés :

Effectuez votre premier suivi trois à quatre jours après le premier cycle de sensibilisation et modifiez légèrement le message de bienvenue. Effectuez votre deuxième suivi 7 à 10 jours ouvrables après le premier, auprès des non-répondants uniquement.

Si vous avez envoyé à votre contact un éditorial sur demande mais que vous attendez une réponse pour savoir si l'article est en ligne, consultez son site pour voir s'il a été publié.

Sinon, faites un suivi 7 à 10 jours plus tard pour voir s'il sera utilisé. Lorsque les journalistes répondent, veuillez l'indiquer dans Response Source/HubSpot à côté de leurs coordonnées.

#5. Contrôle de qualité

Les journalistes reçoivent chaque jour des dizaines (voire des centaines) d'e-mails de marques et d'agences de relations publiques qui cherchent désespérément à ce que leurs idées créatives soient entendues. Avec autant de concurrence, vous devez faire une bonne première impression.

N'oubliez pas que les journalistes sont des écrivains professionnels. Ils se soucient des mots et de la grammaire. Si votre e-mail est truffé de fautes de frappe, de données inexactes ou de liens brisés, vous pouvez garantir qu'ils ne prendront pas le temps de répondre.

En bref, le contrôle de la qualité est une étape essentielle du processus de sensibilisation. Effectuez toujours les étapes suivantes avant d’envoyer un e-mail à vos contacts :

• Vérifiez toujours l’orthographe, les liens et les données.
• Utilisez un modèle de communiqué de presse pour plus de cohérence.

#6. Obtention de données

Des données de haute qualité peuvent faire la différence entre le succès ou l’échec de votre communiqué de presse. Que vous ayez commandé une enquête indépendante, contacté des influenceurs via les réseaux sociaux ou réutilisé des recherches tierces, les bonnes données valent leur pesant d'or.

Toutes les campagnes de relations publiques ne disposent pas des ressources ou du budget nécessaires pour produire une enquête sur mesure capable d'attirer suffisamment de réponses.

Dans ce cas, il existe de nombreuses ressources offrant des données prêtes à être réutilisées.

01. Office des statistiques nationales

02. Bureau ouvert

03. Gouvernement du Royaume-Uni

04. Reddit

05.Facebook

Des groupes tels que UK Blogger Opportunities et Official UK Bloggers peuvent mener des mini-enquêtes, obtenir des citations d'influenceurs et les créditer.

Les groupes Facebook non professionnels qui s'intègrent dans les différents secteurs méritent également d'être rejoints, tels que :

• Maison et jardin
• Dépendance aux voyages
• Santé et forme physique

06. Liberté d'information

Les demandes d’accès à l’information nous permettent d’obtenir des informations enregistrées auprès de toute entreprise du secteur public.

Vous pouvez trouver toutes les informations sur la manière de demander des informations en fonction de ce que vous recherchez.

• Il existe différentes organisations affectées à différents types de demandes d'informations.
• Votre demande pourrait être refusée si les informations sont trop sensibles, alors décidez avec soin.

Par exemple, le conseil municipal de Manchester pourrait être consulté sur la manière dont les attentats terroristes de mai 2017 ont affecté le tourisme dans la ville.

07. Blogueurs

Contacter des blogueurs, des influenceurs et des experts pour commenter un sujet donné est un excellent moyen d'ajouter de la couleur et du contexte à votre campagne de relations publiques.

Cependant, si vous comptez utiliser cette tactique précieuse, vous devez prendre en compte les bonnes pratiques suivantes :

• Soyez toujours honnête et transparent ; dites à la personne que vous contactez ce que vous ferez avec les informations qu'elle fournit et ce qu'elle obtiendra en retour.
• Assurez-vous d'imprimer avec précision les noms/sites/blogs/titres des participants.
• Certains répondants souhaiteront peut-être rester anonymes (en particulier sur Reddit), alors demandez toujours si vous pouvez utiliser leur nom et ne le publiez jamais sans autorisation.

#7. Tester votre idée

Non seulement vous êtes parvenu à une excellente idée, mais vous disposez également des données nécessaires pour la sauvegarder. Cela signifie sûrement que votre campagne de relations publiques est vouée au succès ?

Peut-être, mais nous n'aimons pas laisser ces choses au hasard ! Avant de contacter des journalistes, prenez le temps de découvrir ce que de « vraies personnes » pensent de votre campagne.

Cela vous aidera à aplanir les détails que vous auriez pu manquer (ce qui peut être trop facile lorsque vous êtes proche d'un projet) et pourrait vous fournir quelques conseils utiles pour affiner votre argumentaire.

Voici notre processus pour tester une idée :

01. Publiez le contenu sur imgur.com – vous n'avez pas besoin d'un nom d'utilisateur, mais cela vaut probablement la peine d'en obtenir un, afin de pouvoir l'utiliser à nouveau à l'avenir. Votre contenu devrait ressembler à ceci.

02. Vous devez amener certaines personnes à le voir, et pour cela, nous utiliserons Reddit.com. Recherchez le titre de votre contenu sur Reddit et trouvez un sous-reddit pertinent. Pour cet exemple, nous avons trouvé : https://www.reddit.com/r/surfing/

03. Publiez le lien Imgur sur Reddit (contrairement aux URL de marque, Reddit adore Imgur). Ça devrait ressembler à ça

NB Avant de vous laisser emporter, vous devez créer un compte Reddit et effectuer une interaction générale, en renforçant votre crédibilité en votant ou en partageant du contenu déjà populaire. La raison en est que la plupart des subreddits ne permettent pas aux nouveaux comptes de soumettre du contenu.

Ensuite, publiez votre contenu avec un titre pertinent. Cela devrait ressembler à quelque chose comme ceci.

Veuillez lire les commentaires et apporter des ajustements au contenu pour qu'il soit plus probable que les journalistes voudront le diffuser. Il est inestimable d'obtenir des commentaires sur les affiches sur des sujets de niche qui auront une connaissance approfondie ou un intérêt pour le sujet et représenteront le groupe démographique que vous souhaitez cibler.

#8. Suivi des performances

Enfin, vous avez atteint le point où vous avez une idée solide, étayée par des données et étayée par les commentaires des utilisateurs sur Reddit. Mais de nombreux enseignements vous attendent encore, notamment la manière dont les journalistes réagissent à vos messages.

L'utilisation d'un logiciel comme Yesware vous permettra de mesurer les taux d'ouverture et de clics et de comprendre comment les journalistes réagissent à votre contenu.

Cela vous permettra d’apporter des changements positifs à votre manière de sensibiliser à l’avenir. Vous ne pouvez améliorer cette partie vitale du processus de relations publiques qu'en examinant ce que vous avez fait auparavant sur la base de données concrètes.

#9. Conclusion

Et voilà : un processus complet de sensibilisation de la presse qui vous donne amplement l'occasion d'affiner votre idée, de rédiger un e-mail convaincant destiné aux journalistes et d'apporter des améliorations en fonction de ce que vous savez qui fonctionne bien. (et ce qui ne le fait pas).

Cela peut sembler beaucoup de cases à cocher, mais si vous êtes sérieux en matière de relations publiques, vous comprendrez que cela en vaut la peine.

Que votre objectif final soit d' obtenir des liens vers des pages clés ou d'obtenir une couverture médiatique pour accroître la notoriété de votre marque, une stratégie de relations publiques efficace est inestimable, alors pourquoi ne feriez-vous pas le travail nécessaire pour lui donner les meilleures chances de succès ?

Bien entendu, de nombreux spécialistes du marketing internes ne disposent pas des ressources nécessaires pour mener une campagne de relations publiques de qualité.

Heureusement, nous sommes là pour vous aider !