Bloggen

In het moderne digitale tijdperk van verzadigde marketingboodschappen is het belangrijker dan ooit om de juiste perscommunicatie te verzorgen.

Personalisatie, ter zake komen en inspelen op de interesses van uw doelgroep is essentieel om ervoor te zorgen dat uw redactioneel commentaar de aandacht krijgt die het verdient.

Hier helpen we u precies dat te doen door elke fase van het outreach-proces te behandelen, van prospectie tot invalshoekideeën, pitchen en het schrijven van uw release.

#1. Prospectie

De eerste regel van uw PR-strategie zou moeten zijn om nooit voor links te betalen. Het kopen van links zal u op de lange termijn pijn doen; Google was in 2012 slim genoeg om dit soort activiteiten te identificeren en te bestraffen, dus de kans dat je er in 2021 mee wegkomt (laat staan ​​ervan profiteert) is uiterst beperkt.

Met dat in gedachten wordt prospectie nog belangrijker. U heeft niet meer te maken met linkverkopers ; je spreekt met bloggers en journalisten op gezaghebbende websites.

Elke stap van het prospectieproces moet perfect zijn om de beste resultaten uit uw PR-strategie te halen.

Om uw leven gemakkelijker te maken, hebben we de volgende lijst met regels voor prospectie samengesteld:

01. Tijd

Verstuur e-mails tussen 8.00 en 12.00 uur, voordat de mailboxen te vol raken.

02. Onderzoek

Kies uw perslijsten zeer zorgvuldig en zorg ervoor dat u alleen contact opneemt met journalisten die absoluut relevant zijn voor uw vrijlating.

Zorg ervoor dat je onderzoekt voor welke publicatie(s) ze schrijven en waar ze eerder over hebben geschreven. Als uw inhoud niet relevant is, zullen ze u blokkeren of vragen om verwijderd te worden.

03. Gereedschap

Creëer perslijsten met een mediarelatietool zoals Response Source, een essentiële bron van mediacontacten en berichtgevingsmogelijkheden.

04. Lijsten

Verdeel uw lijsten in kleinere voor meer niche-onderwerpen, en bewaar uw grotere lijsten voor het bereiken van bredere onderwerpen, zoals onderwerpen die geschikt zijn voor de nationale pers.

#2. E-mailproces

Naast het implementeren van een effectieve prospectiestrategie is het belangrijk om een ​​consistent e-mailproces te hanteren. Gebruik een e-mailmarketingplatform zoals HubSpot of YesWare om e-mails te verzenden, omdat u hiermee eenvoudig grotere lijsten en vervolg-e-mails kunt faciliteren.

U krijgt ook toegang tot rapporten met gedetailleerde open rates, zodat u kunt identificeren wat werkte en wat niet.

Nadat u een e-mailmarketingplatform heeft gekozen, volgt u deze stappen om een ​​consistente, hoogwaardige aanpak te garanderen:

01. Formaat

Upload eerst uw perslijst in het juiste formaat voor het door u gekozen platform.

02. Personaliseer

Personaliseer vervolgens uw e-mail:

• Als het een kleine lijst van ongeveer tien mensen is, moet u de boodschap afstemmen op die contactpersoon, waarbij u verwijst naar hun eerdere werk en waarom uw inhoud relevant is voor hun portfolio/specialisme/interesses.
• Voor een grote lijst met contactpersonen van een paar honderd of meer is een algemene boodschap nodig. Toch is er meestal een personalisatiefunctie die aan het begin automatisch de naam van elk contact invoegt.

03. Testen

Stuur altijd eerst een testmail naar uzelf om deze te controleren.

#3. Hoek/Ideegeneratie

Als het je publiek niets kan schelen wat je te zeggen hebt, moet je erachter komen wat ze wel belangrijk vinden.

• Waar houden ze van?
• Wat haten ze?

En vooral: hoe kun je dit relateren aan jouw merk? Zodra u volledig begrijpt wat u met de campagne probeert te bereiken, kunt u zich concentreren op het genereren van ideeën.

Hoewel creativiteit geen wetenschappelijk proces is (en ook niet als een proces moet worden behandeld), zijn er een paar beproefde tactieken die je kunnen helpen je kansen te vergroten om een ​​idee en een invalshoek te kiezen die sterk genoeg is om door de ruis heen te snijden.

Maar zonder een goed idee of invalshoek zullen effectieve prospectie en opvallende e-mails weinig tellen.

Ideevorming kan een echte uitdaging zijn als je het niet op de juiste manier benadert; een veelvoorkomende valkuil is om te brainstormen over tientallen producten en tactieken (“we kunnen een video maken”, of “we laten een enquête uitvoeren”) in plaats van na te denken over de campagne als geheel.

Probeer van kleinere naar grotere ideeën te gaan door van binnen naar buiten te werken, te beginnen met uw merk en verbindingen te vinden met bredere thema's, zoals blijkt uit de onderstaande mindmap.

Eén techniek houdt in dat je de rijkdom aan inhoudsbronnen doorzoekt om originele en effectieve creatieve ideeën te vormen.

Overweeg om de volgende bronnen te gebruiken om inspiratie op te doen:

• Ahrefs Inhoudsverkenner
• BuzzSumo
• Reddit

Deze tools moeten worden gebruikt om te identificeren welke onderwerpen en invalshoeken populair zijn bij de pers. U kunt deze informatie gebruiken om uw eigen invalshoek te vormen voor persberichten en redactionele artikelen.

Heeft u nog steeds moeite om een ​​idee te ontwikkelen dat sterk genoeg is om de dekking te genereren die uw merk nodig heeft?

01. Meld u aan voor e-mails zoals Journo Requests en sociale media-meldingen zoals de #PRRequest-hashtag om te bepalen naar welke inhoud journalisten al op zoek zijn.

02. Houd een kalender bij met doorstuurfuncties die verband houden met onderdelen van uw bedrijf. U kunt zoeken naar functieverzoeken voor het doorsturen met een tool zoals Response Source. Vergeet niet om alle belangrijke jaarlijkse gelegenheden op te nemen, zoals feestdagen, halfjaarlijkse feestdagen enz.

Om deze kalender te kunnen uitvoeren, moet u samenwerken met uw:

• Marketingplan voor elk kwartaal/jaar
• Merkrichtlijnen
• Huidige PR-activiteitsniveaus en te vermijden contacten/zwarte lijst

Aan het einde van dit proces zou je twee of meer goed doordachte campagnethema’s moeten hebben, plus aanvullende ideeën zoals blogtitels en onderwerpen voor infographics.

Als je moeite hebt om te kiezen met welk idee je verder wilt gaan, overweeg dan om erover te stemmen, waarbij je idealiter mensen uit een breed scala aan functies en met verschillende ervaringsniveaus betrekt.

#4. Het vormen van een pitch

Dus je hebt een geweldig idee bedacht. Nu moet u ervoor zorgen dat uw campagne de aandacht krijgt die deze verdient, wat betekent dat u een opvallende pitch moet opstellen die uw contacten niet kunnen negeren.

4.1 Uw pitch-e-mail opstellen

Hoewel je ernaar moet streven om de ideatiefase zo organisch mogelijk te houden, is pitchen veel meer een getallenspel. Accepteer dat een groot percentage van uw e-mails waarschijnlijk ongelezen zal blijven en dat uw idee niet iedereen met wie u contact opneemt, zal aanspreken.

Dit betekent niet automatisch dat het een slecht idee is, alleen dat het niet past in hun contentkalender. U kunt echter stappen ondernemen om uw idee de beste kans te geven om opgemerkt te worden, en het begint allemaal met de pitch-e-mail.

4.2 De beproefde formule van een succesvolle pitch

Er zit een formule achter een succesvolle pitch: elke e-mail moet de volgende vakjes aanvinken:

• Leg uit waarom de campagne relevant is voor die ontvanger.
• Voeg een kop toe die betrekking heeft op onderwerpen waarover ze eerder hebben geschreven.
• Wees niet onnodig formeel. Sla in plaats daarvan een gesprekstoon aan om een ​​verbinding met de ontvanger tot stand te brengen. Het kan ook helpen om uw contacten op sociale media te volgen om een ​​idee te krijgen van waar ze het over hebben, en zelfs een gesprek aan te knopen.
• Plaats uw pitch in een duidelijk gedefinieerde categorie/sector (bijvoorbeeld reizen, gezondheid en fitness, lifestyle, financiën, nieuws, eten en drinken). Kijk voor begeleiding naar de publicaties waarnaar u contact opneemt en controleer in welke sectie uw pitch het beste past. Kijk vervolgens wie die sectie redigeert en wat voor soort artikelen ze eerder hebben geschreven. Een pitch waarin de impact van kinderdagverblijven in de buitenlucht op de gezondheid van kinderen wordt besproken, zou bijvoorbeeld relevant zijn voor iemand die in het verleden over obesitas bij kinderen heeft geschreven en in de onderwijssector zou passen.
• Sluit uw e-mail niet af met 'groeten'; het is bewezen dat dit resulteert in een lager responspercentage.
• Besteed niet te veel tijd aan het praten over uzelf of uw product. Vertel alstublieft over het verhaal en waarom het interessant is voor de lezer. Begin altijd met uw meest interessante statistieken/onderzoek.
• Stuur geen dubbele inhoud als belangrijkste kenmerk. De uitzondering op deze regel is een persbericht, dat massaal kan worden verzonden om snel zoveel mogelijk interesse uit uw prospectlijst te halen.
• Gebruik persberichten als hulpmiddel om de campagne te promoten. Houd het aantal woorden beperkt tot 300-500 woorden.
• Als je redactionele inhoud pitcht, zorg er dan voor dat je alleen een samenvatting stuurt; reageer op verzoeken voor het volledige stuk met unieke inhoud.

4.3 Een persbericht schrijven

Persberichten zijn een fantastische manier om uw campagne onder een breed publiek te verspreiden. Journalisten kunnen het aas grijpen en de informatie gebruiken als basis voor een artikel of om nadere details vragen.

Hoe dan ook, uw persberichten moeten duidelijk en goed geschreven zijn. Bekijk het persbericht als aanvulling op jouw pitch; het moet beknopt en overtuigend genoeg zijn zodat de ontvanger verder wil lezen, terwijl het de belangrijkste stukjes informatie bevat die u het liefst aan uw contacten wilt communiceren.

Heeft u moeite met het schrijven van het perfecte persbericht?

Weet u niet zeker wat u moet opnemen?

Gelukkig hebben we twee voorbeelden samengesteld, geïnspireerd op succesvolle campagnes uit de echte wereld. Gebruik gerust deze sjablonen ter inspiratie:

4.3.1 Voorbeeld 1:

Onderwerp: Pijnvrije tandartspraktijken? Zenuwachtige patiënten zijn niet meer bang

Inhoud:

[Groet]

Ik hoop dat het goed met je gaat?

Ik neem contact op namens mijn cliënt, een particuliere tandartspraktijk gevestigd in Schotland.

Na een onderzoek dit jaar waaruit bleek dat bijna de helft van de volwassenen in Groot-Brittannië een tandartsfobie heeft, hebben ze een persbericht uitgebracht dat gebaseerd is op revolutionaire pijnvrije tandartspraktijken.

Deze praktijken werken meer als luxe kuuroorden, met de nadruk op ontspanning en het wegnemen van eventuele vooropgezette angsten door het ongemak volledig te verlichten en positieve associaties te creëren. Dit omvat het vermijden van oefeningen, pijnloze injecties, het geven van rugmassages en handwasbehandelingen. Er zijn zelfs dvd-brillen en iPods om tijdens de behandeling films te kijken of naar muziek te luisteren!

Kunt u mij laten weten of dit interessant is voor uw lezers, zodat ik u het hoofdartikel kan doorsturen zodat u het kunt bekijken?

Bedankt,

Joe

4.3.2 Voorbeeld 2:

Onderwerp: Vergeet het gezeur over de kou: wat vinden Britten leuk aan de winter?

Inhoud:

[Groet],

Ik hoop dat het goed met je gaat vandaag en vind het niet erg dat ik contact met je opneem.

We hebben een snelle focusgroep gehouden om erachter te komen wat mensen denken over de wintermaanden, en waar ze naar uitkijken als de zomer nog maar een verre herinnering is.

Lees hieronder meer en laat het me weten als u specifieke citaten of opmerkingen wenst.

Bedankt,

Joe

Britten besteden veel tijd aan klagen over het weer; maar hoe zit het met alle dingen waar we naar uitkijken in de winter?

Hoe halen we het beste uit de koudere maanden?

Dit jaar werd gemeld dat Britten tien maanden van hun leven klagen over het weer. Natte dagen zijn verantwoordelijk voor frustratie en lethargie als de zon ondergaat, maar wat zijn al die kleine dingen die we leuk vinden aan het winterseizoen?

Belangrijkste statistieken uit seizoenspeiling

• 18/34 reacties hadden betrekking op voedsel
• 15/34 van de reacties had betrekking op winterkleding
• 15/34 reacties hadden betrekking op binnenblijven
• 9/34 reacties hadden betrekking op buiten zijn
• 13/34 reacties hadden betrekking op Kerstmis

Meer info voor context: https://www.metro.news/we-spend-10-months-of-our-lives-moaning-about-the-weather/761697/

4.4 Frequentie van pitch-e-mails en vervolgacties

Net als bij het opstellen van een pitch en het schrijven van een persbericht, bestaat er een succesformule als het gaat om het e-mailen van uw contacten. Te veel en je stelt ze uit, niet vaak genoeg en je loopt het risico over het hoofd te worden gezien of vergeten.

Houd u aan het volgende formaat om de kans te maximaliseren dat uw e-mails worden opgepikt:

Voer uw eerste follow-up drie tot vier dagen na de eerste ronde van outreach en bewerk de begroeting enigszins. Voer uw tweede follow-up 7-10 werkdagen na de eerste uit, alleen voor niet-respondenten.

Als u uw contactpersoon op verzoek een redactioneel stuk heeft gestuurd, maar wacht op een reactie of het artikel live is, kijk dan op hun site om te zien of het is gepubliceerd.

Anders moet u 7-10 dagen later opnieuw controleren of het zal worden gebruikt. Wanneer journalisten reageren, vermeld dit dan in Response Source/HubSpot naast hun contactgegevens.

#5. Kwaliteitscontrole

Journalisten ontvangen elke dag tientallen (zo niet honderden) e-mails van merken en PR-bureaus die wanhopig graag willen dat hun creatieve ideeën gehoord worden. Met zoveel concurrentie moet je een geweldige eerste indruk maken.

Bedenk dat journalisten professionele schrijvers zijn. Ze geven om woorden en grammatica. Als uw e-mail vol zit met typefouten, onnauwkeurige gegevens of verbroken links, kunt u garanderen dat ze niet de tijd zullen nemen om te reageren.

Kortom, kwaliteitscontrole is een cruciale stap in het outreachproces. Voer altijd de volgende stappen uit voordat u uw contacten e-mailt:

• Controleer altijd alle spelling, links en gegevens.
• Gebruik een persberichtsjabloon voor consistentie.

#6. Gegevens verkrijgen

Gegevens van hoge kwaliteit kunnen het verschil maken tussen het slagen of mislukken van uw persbericht. Of u nu een onafhankelijk onderzoek heeft laten uitvoeren, influencers heeft benaderd via sociale media of onderzoek van derden heeft hergebruikt, goede gegevens zijn goud waard.

Niet elke PR-campagne beschikt over de middelen of het budget om een ​​enquête op maat te maken die voldoende reacties kan opleveren.

In dit geval zijn er tal van bronnen die gegevens aanbieden die rijp zijn voor herbestemming.

01. Bureau voor Nationale Statistieken

02. Open kantoor

03. Regering VK

04. Reddit

05. Facebook

Groepen zoals UK Blogger Opportunities en Official UK Bloggers kunnen mini-enquêtes uitvoeren, offertes van influencers verkrijgen en deze crediteren.

Ook niet-professionele Facebookgroepen die passen in de verschillende sectoren zijn de moeite waard om lid van te worden, zoals:

• Huis en tuin
• Reisverslaving
• Gezondheid en fitness

06. Vrijheid van informatie

Met verzoeken om vrijheid van informatie kunnen wij geregistreerde informatie verkrijgen van elk bedrijf in de publieke sector.

Hier vindt u alle informatie over hoe u informatie kunt opvragen, afhankelijk van wat u zoekt.

• Er zijn verschillende organisaties toegewezen aan verschillende soorten informatieverzoeken.
• Uw verzoek kan worden geweigerd als de informatie te gevoelig is, dus beslis zorgvuldig.

De gemeenteraad van Manchester zou bijvoorbeeld kunnen worden geraadpleegd over de wijze waarop de terreuraanslagen van mei 2017 het toerisme in de stad hebben beïnvloed.

07. Bloggers

Contact opnemen met bloggers, influencers en experts om commentaar te geven op een bepaald onderwerp is een geweldige manier om wat kleur en context aan uw PR-campagne toe te voegen.

Als u echter gebruik gaat maken van deze waardevolle tactiek, moet u rekening houden met de volgende best practice-punten:

• Wees altijd eerlijk en transparant; vertel de persoon met wie u contact opneemt wat u gaat doen met de informatie die zij verstrekken en wat zij ervoor terugkrijgen.
• Zorg ervoor dat u de namen/sites/blogs/titels van deelnemers nauwkeurig afdrukt.
• Sommige respondenten willen misschien anoniem blijven (vooral op Reddit), dus vraag altijd of je hun naam mag gebruiken en publiceer deze nooit zonder toestemming.

#7. Je idee testen

U bent niet alleen tot een geweldig idee gekomen, maar u beschikt ook over de gegevens om het te onderbouwen. Dat betekent toch zeker dat uw PR-campagne voorbestemd is voor succes?

Misschien wel, maar we laten deze dingen niet graag aan het toeval over! Voordat u contact opneemt met journalisten, moet u de tijd nemen om erachter te komen wat ‘echte mensen’ van uw campagne vinden.

Het zal je helpen eventuele plooien weg te werken die je misschien hebt gemist (wat maar al te gemakkelijk kan zijn als je dicht bij een project bent) en het kan een paar nuttige tips bieden om je pitch aan te scherpen.

Dit is ons proces voor het testen van een idee:

01. Plaats de inhoud op imgur.com. Je hebt geen gebruikersnaam nodig, maar het is waarschijnlijk de moeite waard om er een te krijgen, zodat je hem in de toekomst opnieuw kunt gebruiken. Uw inhoud zou er zo uit moeten zien.

02. Je moet ervoor zorgen dat sommige mensen het zien, en hiervoor zullen we Reddit.com gebruiken. Zoek naar de titel van uw inhoud op Reddit en vind een relevante subreddit. Voor dit voorbeeld hebben we gevonden: https://www.reddit.com/r/surfing/

03. Plaats de Imgur-link op Reddit (in tegenstelling tot merk-URL's houdt Reddit van Imgur). Het zou er zo uit moeten zien

NB Voordat u zich laat meeslepen, moet u een Reddit-account aanmaken en wat algemene interactie uitvoeren, waarbij u geloofwaardigheid opbouwt door te stemmen of inhoud te delen die al populair is. De reden is dat de meeste subreddits geen nieuwe accounts toestaan ​​inhoud in te zenden.

Plaats vervolgens uw inhoud met een relevante titel. Het zou er ongeveer zo uit moeten zien.

Lees de commentaren en breng aanpassingen aan in de inhoud, zodat de kans groter wordt dat journalisten het willen publiceren. Het is van onschatbare waarde om feedback te krijgen van posters over nichethreads die diepgaande kennis of interesse in het onderwerp hebben en de demografische groep vertegenwoordigen waarop u zich wilt richten.

#8. Prestaties bijhouden

Eindelijk heb je het punt bereikt waarop je een solide idee hebt, ondersteund door gegevens en ondersteund door gebruikersfeedback op Reddit. Maar er liggen nog veel lessen op u te wachten – niet in de laatste plaats hoe journalisten op uw berichten reageren.

Met behulp van een softwareprogramma als Yesware kunt u de open- en klikfrequenties meten en begrijpen hoe journalisten op uw inhoud reageren.

Hierdoor kunt u in de toekomst positieve veranderingen aanbrengen in de manier waarop u anderen bereikt. Je kunt dit cruciale onderdeel van het PR-proces alleen verbeteren door te beoordelen wat je eerder hebt gedaan op basis van harde gegevens.

#9. Conclusie

En daar heb je het: een volledig proces voor persbereik dat je voldoende gelegenheid geeft om je idee aan te scherpen, een overtuigende e-mail aan journalisten te schrijven en verbeteringen aan te brengen op basis van wat je weet dat goed werkt. (en wat niet).

Dit lijkt misschien een heleboel vakjes die u moet afvinken, maar als u PR serieus neemt, zult u waarderen dat het de moeite waard is.

Of uw einddoel nu het veiligstellen van links naar belangrijke pagina's is of het verkrijgen van aandacht om de merkbekendheid te vergroten, een effectieve PR-strategie is van onschatbare waarde, dus waarom zou u niet het nodige werk doen om deze de beste kans van slagen te geven?

Natuurlijk missen veel interne marketeers de middelen om een ​​kwalitatieve PR-campagne op te zetten.

Gelukkig zijn wij hier om te helpen!