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Na era digital moderna de mensagens de marketing saturadas, acertar na comunicação com a imprensa é mais importante do que nunca.

Personalizar, ir direto ao ponto e focar nos interesses do seu público-alvo é fundamental para garantir que seu editorial receba a cobertura que merece.

Aqui nós ajudamos você a fazer exatamente isso, cobrindo todas as etapas do processo de divulgação, desde a prospecção até a idealização, apresentação e redação do seu comunicado.

#1. Prospecção

A primeira regra da sua estratégia de relações públicas deve ser nunca pagar por links. Comprar links irá prejudicá-lo no longo prazo; O Google foi inteligente o suficiente para identificar e penalizar esse tipo de atividade em 2012, então as chances de você se safar (e muito menos de se beneficiar dela) em 2021 são extremamente limitadas.

Pensando nisso, a prospecção se torna ainda mais essencial. Você não está mais lidando com vendedores de links ; você está conversando com blogueiros e jornalistas em sites confiáveis.

Cada etapa do processo de prospecção precisa ser acertada para obter os melhores resultados de sua estratégia de relações públicas.

Para facilitar a sua vida, reunimos a seguinte lista de regras para prospecção:

01. Hora

Envie e-mails entre 8h e 12h, antes que as caixas de correio fiquem muito cheias.

02. Pesquisa

Escolha suas listas de imprensa com muito cuidado, garantindo que você entre em contato apenas com jornalistas que sejam absolutamente relevantes para o seu comunicado.

Certifique-se de pesquisar para quais publicações eles escrevem e sobre o que escreveram anteriormente. Se o seu conteúdo for irrelevante, eles irão bloqueá-lo ou pedir para ser removido.

03. Ferramentas

Crie listas de imprensa com uma ferramenta de relações com a mídia, como o Response Source, uma fonte essencial de contatos com a mídia e oportunidades de cobertura.

04. Listas

Separe suas listas em listas menores para assuntos de nicho e mantenha suas listas maiores para a divulgação de tópicos de maior alcance, como aqueles adequados para a imprensa nacional.

#2. Processo de e-mail

Além de implementar uma estratégia de prospecção eficaz, é importante adotar um processo de e-mail consistente. Use uma plataforma de email marketing como HubSpot ou YesWare para enviar emails, pois isso permitirá que você facilite listas maiores e emails de acompanhamento com facilidade.

Você também terá acesso a relatórios detalhando as taxas de abertura, permitindo identificar o que funcionou e o que não funcionou.

Depois de escolher uma plataforma de marketing por email, siga estas etapas para garantir uma abordagem consistente e de alta qualidade:

01. Formato

Primeiro, carregue sua lista de imprensa no formato correto para a plataforma escolhida.

02. Personalizar

Em seguida, personalize seu e-mail:

• Se for uma lista pequena de cerca de dez pessoas, você deve adaptar a mensagem a esse contato, referenciando seu trabalho anterior e porque seu conteúdo é relevante para seu portfólio/especialidade/interesses.
• Uma grande lista de contatos de algumas centenas ou mais exigirá uma mensagem geral. Ainda assim, geralmente existe um recurso de personalização que insere automaticamente o nome de cada contato no início.

03. Teste

Sempre envie primeiro um e-mail de teste para você mesmo para verificar.

#3. Geração de ângulo/ideia

Se o seu público não se importa com o que você tem a dizer, você precisa descobrir o que interessa a ele.

• O que eles amam?
• O que eles odeiam?

E, o mais importante, como você pode relacionar isso com a sua marca? Depois de compreender completamente o que você está tentando alcançar com a campanha, você poderá se concentrar na geração de ideias.

Embora a criatividade não seja um processo científico (e não deva ser tratada como tal), existem algumas táticas testadas e confiáveis ​​para ajudá-lo a maximizar suas chances de escolher uma ideia e um ângulo fortes o suficiente para eliminar o ruído.

No entanto, uma prospecção eficaz e seus e-mails atraentes não valerão nada sem uma grande ideia ou ângulo.

A ideação pode ser um verdadeiro desafio se você não a abordar da maneira certa; uma armadilha comum é debater dezenas de produtos e táticas (“podemos fazer um vídeo” ou “encomendaremos uma pesquisa”) em vez de pensar na campanha como um todo.

Tente passar de ideias de menor escala para ideias maiores trabalhando de dentro para fora, começando com sua marca e encontrando conexões com temas mais amplos, conforme demonstrado no mapa mental abaixo.

Uma técnica envolve vasculhar a riqueza de fontes de conteúdo disponíveis para formar ideias criativas originais e eficazes.

Considere usar as seguintes fontes para obter inspiração:

• Explorador de conteúdo Ahrefs
• BuzzSumo
• Reddit

Essas ferramentas devem ser usadas para identificar quais tópicos e ângulos são populares na imprensa. Você pode usar essas informações para informar seus próprios ângulos para comunicados à imprensa e artigos editoriais.

Ainda assim, está lutando para desenvolver uma ideia que seja forte o suficiente para gerar a cobertura que sua marca precisa?

01. Cadastre-se para receber e-mails como Journo Requests e notificações de mídia social como a hashtag #PRRequest para determinar qual conteúdo os jornalistas já estão procurando.

02. Mantenha um calendário de recursos de encaminhamento relacionados às áreas do seu negócio. Você pode procurar o encaminhamento de solicitações de recursos com uma ferramenta como Response Source. Apenas lembre-se de incluir todas as principais ocasiões anuais, como feriados, semestres, etc.

Para executar este calendário, você precisará coordenar com:

• Plano de marketing para cada trimestre/ano
• Diretrizes da marca
• Níveis atuais de atividade de relações públicas e contatos a serem evitados/lista negra

Ao final desse processo, você deverá ficar com dois ou mais temas de campanha bem pensados, além de ideias complementares, como títulos de blogs e tópicos para infográficos.

Se você estiver com dificuldades para escolher qual ideia seguir, considere colocá-la em votação, de preferência envolvendo pessoas de diversas funções e com diferentes níveis de experiência.

#4. Formando um argumento de venda

Então você decidiu por uma ideia matadora. Agora você precisa garantir que sua campanha receba a atenção que merece, o que significa criar um discurso que chame a atenção e que seus contatos não possam ignorar.

4.1 Elaborando seu e-mail de argumento de venda

Embora você deva se esforçar para manter a fase de idealização o mais orgânica possível, o pitch é muito mais um jogo de números. Aceite que uma alta porcentagem de seus e-mails provavelmente permanecerão não lidos e que sua ideia não agradará a todos que você contatar.

Isso não significa automaticamente que seja uma má ideia, apenas que não se enquadra no calendário de conteúdo. No entanto, você pode tomar medidas para dar à sua ideia a melhor chance de ser notada, e tudo começa com o e-mail de argumento de venda.

4.2 A fórmula testada para um pitch de sucesso

Existe uma fórmula por trás de um argumento de venda bem-sucedido – cada e-mail deve marcar as seguintes caixas:

• Explique por que a campanha é relevante para esse destinatário.
• Inclua um título relacionado a assuntos sobre os quais eles escreveram anteriormente.
• Não seja desnecessariamente formal. Em vez disso, use um tom coloquial para estabelecer uma conexão com o destinatário. Também pode ajudar seguir seus contatos nas redes sociais para ter uma ideia do que eles estão falando e até mesmo iniciar uma conversa.
• Encaixe seu argumento de venda em uma categoria/setor claramente definido (por exemplo, viagens, saúde e preparo físico, estilo de vida, finanças, notícias, alimentos e bebidas). Para obter orientação, consulte as publicações que você está acessando e verifique em qual seção seu argumento de venda se encaixa melhor e, em seguida, veja quem edita essa seção e que tipo de artigos eles escreveram antes. Por exemplo, uma proposta que discuta o impacto das creches ao ar livre na saúde das crianças seria relevante para alguém que já escreveu sobre a obesidade infantil no passado e que se enquadra no sector da educação.
• Não termine seu e-mail com 'cumprimentos' – está comprovado que isso resulta em taxas de resposta menores.
• Não gaste muito tempo falando sobre você ou seu produto. Por favor, fale sobre a história e por que ela é interessante para o leitor, sempre começando com suas estatísticas/pesquisas mais interessantes.
• Não envie conteúdo duplicado como recurso principal. A exceção a esta regra é um comunicado à imprensa, que pode ser enviado em massa para obter rapidamente o máximo de interesse possível em sua lista de clientes potenciais.
• Use comunicados de imprensa como ferramenta para promover a campanha. Mantenha-os com uma contagem de palavras de 300 a 500 palavras.
• Se você estiver lançando um conteúdo editorial, lembre-se apenas de enviar um resumo; responder aos pedidos da peça completa com conteúdo exclusivo.

4.3 Escrevendo um comunicado à imprensa

Os comunicados de imprensa são uma forma fantástica de divulgar a sua campanha a um vasto público de contactos. Os jornalistas podem morder a isca e usar a informação como base para um artigo ou solicitar mais detalhes.

De qualquer forma, seus comunicados à imprensa devem ser claros e bem escritos. Veja o comunicado à imprensa como um complemento ao seu argumento de venda; deve ser conciso e atraente o suficiente para que o destinatário queira continuar lendo, ao mesmo tempo que contém as principais informações que você mais deseja comunicar aos seus contatos.

Lutando para criar o comunicado de imprensa perfeito?

Não tem certeza do que incluir?

Felizmente, reunimos dois exemplos, inspirados em campanhas bem-sucedidas do mundo real. Sinta-se à vontade para usar estes modelos para se inspirar:

4.3.1 Exemplo 1:

Assunto: Práticas odontológicas sem dor? Pacientes nervosos não temem mais

Contente:

[Saudações]

Espero que você esteja bem?

Estou entrando em contato em nome do meu cliente, um consultório odontológico particular com sede na Escócia.

Após um estudo realizado este ano que descobriu que quase metade dos adultos do Reino Unido tem fobia de dentista, eles produziram um comunicado de imprensa baseado em práticas odontológicas revolucionárias e sem dor.

Estas práticas funcionam mais como spas de luxo, com ênfase no relaxamento e no alívio de quaisquer medos pré-concebidos, aliviando totalmente o desconforto e criando associações positivas. Isso inclui evitar exercícios, injeções indolores, massagens nas costas e tratamentos com cera nas mãos. Existem até óculos de DVD e iPods para assistir filmes ou ouvir música durante o tratamento!

Deixe-me saber se isso seria do interesse de seus leitores e posso enviar o editorial para você dar uma olhada?

Obrigado,

Joe

4.3.2 Exemplo 2:

Assunto: Esqueça as reclamações do frio: o que os britânicos adoram no inverno?

Contente:

[Saudações],

Espero que você esteja bem hoje e não se importe que eu entre em contato.

Fizemos um rápido grupo focal para descobrir o que as pessoas pensam sobre os meses de inverno e o que elas esperam quando o verão for apenas uma memória distante.

Leia mais abaixo e informe-me se desejar citações ou comentários específicos.

Obrigado,

Joe

Os britânicos passam muito tempo reclamando do tempo; mas e todas as coisas que esperamos no inverno?

Como aproveitar ao máximo os meses mais frios?

Foi relatado este ano que os britânicos passam 10 meses de suas vidas reclamando do tempo. Os dias mais chuvosos são os culpados pela frustração e letargia quando o sol se vai, mas quais são todas as pequenas coisas que gostamos no inverno?

Principais estatísticas da pesquisa da temporada

• 18/34 respostas foram relacionadas à alimentação
• 15/34 das respostas foram relacionadas a roupas de inverno
• 15/34 respostas foram relacionadas a ficar em casa
• 9/34 respostas foram relacionadas a estar fora
• 13/34 respostas foram relacionadas ao Natal

Mais informações para contexto: https://www.metro.news/we-spend-10-months-of-our-lives-moaning-about-the-weather/761697/

4.4 Frequência de e-mails de argumento de venda e acompanhamentos

Assim como acontece com a elaboração de um argumento de venda e a redação de um comunicado à imprensa, existe uma fórmula para o sucesso quando se trata de enviar e-mails para seus contatos. Se for demais, você os adiará; se não for o suficiente, você corre o risco de ser ignorado ou esquecido.

Siga o seguinte formato para maximizar as chances de seus e-mails serem recebidos:

Faça seu primeiro acompanhamento três a quatro dias após a primeira rodada de divulgação e edite ligeiramente a mensagem de saudação. Realize seu segundo acompanhamento 7 a 10 dias úteis após o primeiro, apenas para os não respondentes.

Se você enviou ao seu contato um editorial mediante solicitação, mas está aguardando uma resposta sobre se o artigo está no ar, verifique o site para ver se ele foi publicado.

Caso contrário, faça um acompanhamento novamente 7 a 10 dias depois para ver se será usado. Quando os jornalistas responderem, anote na fonte de resposta/HubSpot ao lado dos dados de contato.

#5. Verificação de qualidade

Os jornalistas recebem dezenas (senão centenas) de e-mails todos os dias de marcas e agências de relações públicas desesperadas para que as suas ideias criativas sejam ouvidas. Com tanta concorrência, você deve causar uma ótima primeira impressão.

Lembre-se de que os jornalistas são escritores profissionais. Eles se preocupam com palavras e gramática. Se o seu e-mail estiver repleto de erros de digitação, dados imprecisos ou links quebrados, você pode garantir que eles não perderão tempo para responder.

Em suma, a verificação da qualidade é um passo vital no processo de divulgação. Sempre execute as seguintes etapas antes de enviar um e-mail para seus contatos:

• Sempre verifique toda a ortografia, links e dados.
• Use um modelo de comunicado à imprensa para obter consistência.

#6. Obtenção de dados

Dados de alta qualidade podem ser a diferença entre o sucesso ou o fracasso do seu comunicado de imprensa. Quer você tenha encomendado uma pesquisa independente, alcançado influenciadores por meio de redes sociais ou reaproveitado pesquisas de terceiros, bons dados valem seu peso em ouro.

Nem todas as campanhas de relações públicas têm recursos ou orçamento disponíveis para produzir um inquérito personalizado capaz de atrair respostas suficientes.

Neste caso, existem muitos recursos que oferecem dados que estão prontos para serem reaproveitados.

01. Escritório de Estatísticas Nacionais

02. Escritório aberto

03. Governador do Reino Unido

04. Reddit

05. Facebook

Grupos como UK Blogger Opportunities e Official UK Bloggers podem realizar mini-pesquisas, obtendo citações de influenciadores e creditando-os.

Também vale a pena aderir a grupos não profissionais do Facebook que se enquadrem nos diferentes setores, como:

• Casa e Jardim
• Vício em viagens
• Saúde e boa forma

06. Liberdade de Informação

Os pedidos de liberdade de informação permitem-nos obter informação registada de qualquer empresa do sector público.

Poderá encontrar todas as informações sobre como solicitar informações de acordo com o que procura.

• Existem várias organizações alocadas a diferentes tipos de solicitação de informação.
• O seu pedido poderá ser recusado se a informação for demasiado sensível, por isso decida com cuidado.

Por exemplo, a Câmara Municipal de Manchester poderia ser consultada sobre a forma como os ataques terroristas de maio de 2017 afetaram o turismo na cidade.

07. Blogueiros

Entrar em contato com blogueiros, influenciadores e especialistas para comentar sobre um determinado tópico é uma ótima maneira de adicionar um pouco de cor e contexto à sua campanha de relações públicas.

No entanto, se você pretende usar essa tática valiosa, considere os seguintes pontos de práticas recomendadas:

• Seja sempre honesto e transparente; diga à pessoa com quem você está contatando o que você fará com as informações fornecidas e o que receberá em troca.
• Certifique-se de imprimir com precisão os nomes/sites/blogs/títulos dos participantes.
• Alguns respondentes podem querer permanecer anônimos (especialmente no Reddit), então sempre pergunte se você pode usar o nome deles e nunca publique-o sem permissão.

#7. Testando sua ideia

Você não apenas teve uma ótima ideia, mas também obteve os dados para apoiá-la. Certamente isso significa que sua campanha de relações públicas está destinada ao sucesso?

Talvez, mas não gostamos de deixar essas coisas ao acaso! Antes de entrar em contato com jornalistas, reserve um tempo para descobrir o que “pessoas reais” pensam sobre sua campanha.

Isso o ajudará a resolver quaisquer vincos que você possa ter perdido (o que pode ser muito fácil quando você estiver perto de um projeto) e poderá fornecer algumas dicas úteis para aprimorar seu argumento de venda.

Este é nosso processo para testar uma ideia:

01. Publique o conteúdo em imgur.com – você não precisa de um nome de usuário, mas provavelmente vale a pena adquirir um, para poder usá-lo novamente no futuro. Seu conteúdo deve ficar assim.

02. Você precisa que algumas pessoas vejam e, para isso, usaremos o Reddit.com. Pesquise o título do seu conteúdo no Reddit e encontre um subreddit relevante. Para este exemplo, encontramos: https://www.reddit.com/r/surfing/

03. Publique o link do Imgur no Reddit (ao contrário dos URLs da marca, o Reddit adora o Imgur). Deveria ficar assim

NB: Antes de se deixar levar, você deve configurar uma conta no Reddit e fazer alguma interação geral, construindo credibilidade por meio de votos positivos ou compartilhamento de conteúdo já popular. A razão é que a maioria dos subreddits não permite que novas contas enviem conteúdo.

A seguir, poste seu conteúdo com um título relevante. Deveria ser algo assim.

Por favor, leia os comentários e faça ajustes no conteúdo para aumentar a probabilidade de os jornalistas quererem publicá-lo. É inestimável obter feedback de postadores sobre tópicos de nicho que tenham profundo conhecimento ou interesse no tópico e representem o grupo demográfico que você deseja atingir.

#8. Acompanhamento de desempenho

Finalmente, você chegou ao ponto em que tem uma ideia sólida, apoiada por dados e respaldada por comentários de usuários no Reddit. Mas ainda há muitas aprendizagens à sua espera – nomeadamente a forma como os jornalistas respondem às suas mensagens.

Usar um programa de software como o Yesware permitirá medir as taxas de abertura e cliques e entender como os jornalistas reagem ao seu conteúdo.

Isso permitirá que você faça mudanças positivas na forma como fará divulgação no futuro. Você só pode melhorar esta parte vital do processo de RP revisando o que você fez antes com base em dados concretos.

#9. Conclusão

E aí está: um processo completo de divulgação à imprensa que lhe dá ampla oportunidade de aprimorar sua ideia, elaborar um e-mail atraente para jornalistas e fazer melhorias com base no que você sabe que funciona bem. (e o que não funciona).

Isso pode parecer um monte de opções para marcar, mas se você leva RP a sério, perceberá que vale a pena o esforço.

Quer o seu objetivo final seja garantir links para páginas importantes ou obter cobertura para aumentar o reconhecimento da marca, uma estratégia de RP eficaz é inestimável, então por que você não faria o trabalho necessário para ter a melhor chance de sucesso?

É claro que muitos profissionais de marketing internos não têm recursos para entregar uma campanha de relações públicas de qualidade.

Felizmente, estamos aqui para ajudar!