Blog

În era digitală modernă a mesajelor de marketing saturate, comunicarea corectă cu presa este mai importantă ca niciodată.

Personalizarea, a ajunge direct la obiect și a vă concentra pe interesele țintelor dvs. sunt esențiale pentru a vă asigura că editorialul dvs. primește acoperirea pe care o merită.

Aici vă ajutăm să faceți exact acest lucru, acoperind fiecare etapă a procesului de informare, de la prospectare la ideea de unghi, prezentarea și scrierea comunicatului dvs.

#1. Prospectarea

Prima regulă a strategiei tale de PR ar trebui să fie să nu plătești niciodată pentru link-uri. Cumpărarea de link-uri vă va răni pe termen lung; Google a fost suficient de inteligent să identifice și să penalizeze acest tip de activitate în 2012, așa că șansele ca tu să scapi de ea (darămite să beneficiezi de ea), în 2021 sunt extrem de limitate.

Având în vedere asta, prospectarea devine și mai esențială. Nu mai ai de-a face cu vânzătorii de linkuri ; vorbești cu bloggeri și jurnaliști de pe site-uri web cu autoritate.

Fiecare pas al procesului de prospectare trebuie să fie atent pentru a vă bucura de cele mai bune rezultate din strategia dumneavoastră de PR.

Pentru a vă ușura viața, am pregătit următoarea listă de reguli pentru prospectare:

01. Timp

Trimiteți e-mailuri între 8:00 și 12:00, înainte ca cutiile poștale să devină prea pline.

02. Cercetare

Alegeți-vă listele de presă cu mare atenție, asigurându-vă că contactați doar jurnaliști care sunt absolut relevanți pentru eliberarea dvs.

Asigurați-vă că cercetați pentru ce publicație(e) scriu și despre ce au scris anterior. Dacă conținutul tău este irelevant, te vor bloca sau vor cere să fii eliminat.

03. Unelte

Creați liste de presă cu un instrument de relații cu media, cum ar fi Sursa de răspuns, o sursă esențială de contacte media și oportunități de acoperire.

04. Liste

Separați-vă listele în altele mai mici pentru mai multe subiecte de nișă și păstrați-vă listele cele mai mari pentru difuzarea unor subiecte mai cuprinzătoare, cum ar fi cele potrivite pentru presa națională.

#2. Procesul prin e-mail

Pe lângă implementarea unei strategii eficiente de prospectare, este important să adoptați un proces de e-mail consecvent. Utilizați o platformă de marketing prin e-mail precum HubSpot sau YesWare pentru a trimite e-mailuri, deoarece acest lucru vă va permite să facilitați liste mai mari și e-mailuri de urmărire cu ușurință.

De asemenea, veți avea acces la rapoarte care detaliază ratele de deschidere, permițându-vă să identificați ce a funcționat și ce nu.

După ce ați ales o platformă de marketing prin e-mail, urmați acești pași pentru a asigura o abordare consecventă și de înaltă calitate:

01. Format

Mai întâi, încărcați lista de presă în formatul corect pentru platforma aleasă.

02. Personalizează

Apoi, personalizați-vă e-mailul:

• Dacă este o listă mică de aproximativ zece persoane, ar trebui să adaptați mesajul la acel contact, făcând referire la munca lor anterioară și de ce conținutul dvs. este relevant pentru portofoliul/specializarea/interesele sale.
• O listă mare de contacte de câteva sute sau mai multe va necesita un mesaj general. Totuși, există de obicei o funcție de personalizare care va insera automat numele fiecărui contact la început.

03. Test

Trimite-ți întotdeauna un e-mail de test mai întâi pentru a-l verifica.

#3. Unghi/Generare de idei

Dacă publicului tău nu îi pasă de ceea ce ai de spus, trebuie să afli ce îi pasă.

• Ce iubesc ei?
• Ce urăsc ei?

Și, cel mai important, cum poți să raportezi asta la marca ta? Odată ce înțelegeți pe deplin ceea ce încercați să obțineți din campanie, vă puteți concentra pe generarea de idei.

În timp ce creativitatea nu este un proces științific (și nu ar trebui tratată ca unul), există câteva tactici încercate și de încredere pentru a vă ajuta să vă maximizați șansele de a alege o idee și un unghi suficient de puternic pentru a elimina zgomotul.

Cu toate acestea, prospectarea eficientă și e-mailurile atrăgătoare vor conta puțin fără o idee sau un unghi grozav.

Idearea poate fi o adevărată provocare dacă nu o abordezi în mod corect; o capcană obișnuită este să facem brainstorming a zeci de produse și tactici („putem face un videoclip” sau „vom comanda un sondaj”), în loc să ne gândim la campanie în ansamblu.

Încercați să treceți de la idei la scară mai mică la idei mai mari lucrând din interior spre exterior, începând cu marca dvs. și găsind conexiuni cu teme mai ample, așa cum se demonstrează în harta mentală de mai jos.

O tehnică implică scrutarea bogăției de surse de conținut pentru a forma idei creative originale și eficiente.

Luați în considerare utilizarea următoarelor surse pentru a vă inspira:

• Ahrefs Content Explorer
• BuzzSumo
• Reddit

Aceste instrumente ar trebui folosite pentru a identifica subiectele și unghiurile care sunt populare în presă. Puteți folosi aceste informații pentru a vă informa propriile unghiuri pentru comunicatele de presă și articolele editoriale.

Totuși, te străduiești să dezvolți ideea care este suficient de puternică pentru a genera acoperirea de care are nevoie marca ta?

01. Înscrieți-vă la e-mailuri precum Cereri Journo și notificări pe rețelele sociale, cum ar fi hashtag-ul #PRRequest pentru a determina ce conținut caută deja jurnaliștii.

02. Păstrați un calendar cu funcțiile de redirecționare legate de domeniile afacerii dvs. Puteți căuta solicitări de funcții de redirecționare cu un instrument precum Sursa de răspuns. Nu uitați să includeți toate ocaziile anuale cheie, cum ar fi sărbătorile legale, jumătate de termen etc.

Pentru a rula acest calendar, va trebui să vă coordonați cu:

• Plan de marketing pentru fiecare trimestru/an
• Ghid de brand
• Nivelurile actuale de activitate PR și contacte de evitat/lista neagră

La sfârșitul acestui proces, ar trebui să vă rămâneți cu două sau mai multe teme de campanie bine gândite, plus idei suplimentare, cum ar fi titluri de blog și subiecte pentru infografice.

Dacă vă chinuiți să alegeți ideea cu care să continuați, luați în considerare supunerea la vot, în mod ideal implicând oameni dintr-o gamă largă de roluri și cu diferite niveluri de experiență.

#4. Formarea unui pitch

Deci te-ai hotărât pe o idee ucigașă. Acum trebuie să vă asigurați că campania dvs. primește atenția pe care o merită, ceea ce înseamnă să creați o prezentare care atrage atenția, pe care persoanele de contact să nu o poată ignora.

4.1 Crearea e-mailului de prezentare

În timp ce ar trebui să te străduiești să păstrezi faza de ideare cât mai organică posibil, pitching-ul este mult mai mult un joc de numere. Acceptați că un procent mare din e-mailurile dvs. este probabil să rămână necitite și că ideea dvs. nu va atrage pe toți cei pe care îi contactați.

Acest lucru nu înseamnă automat că este o idee proastă, doar că nu se potrivește cu calendarul lor de conținut. Cu toate acestea, puteți lua măsuri pentru a oferi ideii dvs. cele mai bune șanse de a fi remarcată și totul începe cu e-mailul de prezentare.

4.2 Formula testată a unui pitch reușit

Există o formulă în spatele unei prezentari de succes – fiecare e-mail ar trebui să bifeze următoarele căsuțe:

• Explicați de ce campania este relevantă pentru acel destinatar.
• Includeți un titlu care se referă la subiectele despre care au scris anterior.
• Nu fi inutil de formal. În schimb, dați un ton conversațional pentru a forma o conexiune cu destinatarul. De asemenea, vă poate ajuta să vă urmăriți persoanele de contact pe rețelele sociale pentru a obține o idee despre ceea ce vorbesc și chiar pentru a iniția o conversație.
• Încadrați-vă propunerea într-o categorie/sector clar definit (de exemplu, călătorii, sănătate și fitness, stil de viață, finanțe, știri, mâncare și băutură). Pentru îndrumare, uitați-vă la publicațiile la care vă adresați și verificați în ce secțiune se potrivește cel mai bine prezentarea dvs., apoi vedeți cine editează acea secțiune și ce tip de articole au scris anterior. De exemplu, o prezentare care să discute despre impactul creșelor în aer liber asupra sănătății copiilor ar fi relevantă pentru cineva care a scris despre obezitatea infantilă în trecut și se încadrează în sectorul educațional.
• Nu vă încheiați e-mailul cu „cu respect” – s-a dovedit că are ca rezultat scăderea ratei de răspuns.
• Nu petrece prea mult timp vorbind despre tine sau despre produsul tău. Vă rugăm să vorbiți despre poveste și de ce este interesantă pentru cititor, începând întotdeauna cu cele mai interesante statistici/cercetări ale dvs.
• Nu trimiteți conținut duplicat ca caracteristică principală. Excepția de la această regulă este un comunicat de presă, care poate fi trimis în masă pentru a aduna rapid cât mai mult interes din lista dvs. de potențiali.
• Utilizați comunicatele de presă ca instrument de promovare a campaniei. Păstrați-le la un număr de cuvinte de 300-500 de cuvinte.
• Dacă prezentați o bucată de conținut editorial, nu uitați să trimiteți doar un rezumat; răspunde la solicitările pentru piesa completă cu conținut unic.

4.3 Scrierea unui comunicat de presă

Comunicatele de presă sunt o modalitate fantastică de a vă disemina campania către un public larg de contacte. Jurnaliștii ar putea să ia momeala și să folosească informațiile ca bază pentru un articol sau să solicite detalii suplimentare.

În orice caz, comunicatele dvs. de presă trebuie să fie clare și bine scrise. Vizualizați comunicatul de presă ca un supliment pentru prezentarea dvs.; ar trebui să fie suficient de concis și convingător încât destinatarul să dorească să citească în continuare, în timp ce conține informațiile cheie pe care doriți cel mai mult să le comunicați persoanelor de contact.

Te chinui să redactezi comunicatul de presă perfect?

Nu sunteți sigur ce să includeți?

Din fericire, am adunat două exemple, inspirate de campanii de succes din lumea reală. Simțiți-vă liber să folosiți aceste șabloane pentru inspirație:

4.3.1 Exemplul 1:

Subiect: Practici stomatologice fără durere? Pacienții nervoși nu se mai tem

Conţinut:

[Salut]

Sper că ești bine?

Iau legătura în numele clientului meu, un cabinet stomatologic privat cu sediul în Scoția.

În urma unui studiu din acest an care a constatat că aproape jumătate dintre adulții din Marea Britanie au o fobie față de stomatolog, aceștia au produs un comunicat de presă bazat pe practici stomatologice revoluționare fără durere.

Aceste practici funcționează mai degrabă ca spa-uri de lux, cu accent pe relaxare și atenuarea oricăror temeri preconcepute prin atenuarea totală a disconfortului și crearea de asocieri pozitive. Aceasta include evitarea exercițiilor, injecțiile nedureroase, oferirea de masaje pentru spate și tratamente cu ceară pentru mâini. Există chiar și ochelari DVD și iPod-uri pentru a viziona filme sau a asculta muzică în timpul tratamentului!

Anunțați-mă dacă acest lucru ar fi de interes pentru cititorii dvs. și vă pot trimite editorialul pentru ca dvs. să aruncați o privire?

Mulţumesc,

Joe

4.3.2 Exemplul 2:

Subiect: Uită de gemetele frigului: ce le place britanicilor la iarnă?

Conţinut:

[Salut],

Sper că ești bine astăzi și nu te deranjează să iau legătura.

Am făcut un grup de focalizare rapid pentru a afla ce cred oamenii despre lunile de iarnă și ce așteaptă cu nerăbdare odată ce vara este doar o amintire îndepărtată.

Citiți mai multe mai jos și vă rog să-mi spuneți dacă doriți citate sau comentarii specifice.

Mulţumesc,

Joe

Britanicii își petrec mult timp gemând de vreme; dar cum rămâne cu toate lucrurile pe care le așteptăm cu nerăbdare iarna?

Cum profităm la maximum de lunile mai reci?

S-a raportat anul acesta că britanicii își petrec 10 luni din viață gemând de vreme. Zilele mai umede sunt de vină pentru frustrare și letargie atunci când soarele pleacă, dar care sunt toate lucrurile mici de care ne bucurăm la sezonul de iarnă?

Statistici cheie din sondajul sezonului

• 18/34 de răspunsuri au fost legate de alimente
• 15/34 dintre răspunsuri au fost legate de îmbrăcămintea de iarnă
• 15/34 de răspunsuri au fost legate de starea în casă
• 9/34 de răspunsuri au fost legate de a fi afară
• 13/34 de răspunsuri au fost legate de Crăciun

Mai multe informații pentru context: https://www.metro.news/we-spend-10-months-of-our-lifes-moaning-about-the-weather/761697/

4.4 Frecvența e-mailurilor de prezentare și a urmăririlor

La fel ca în crearea unui prezentare și scrierea unui comunicat de presă, există o formulă pentru succes atunci când vine vorba de trimiterea prin e-mail la persoanele de contact. Prea mult și le vei amâna, nu suficient de des și riști să fii trecută cu vederea sau uitată.

Respectați următorul format pentru a maximiza șansele ca e-mailurile dvs. să fie preluate:

Efectuați prima urmărire la trei până la patru zile după prima rundă de informare și editați ușor mesajul de salut. Efectuați a doua urmărire la 7-10 zile lucrătoare după prima, numai pentru cei care nu au răspuns.

Dacă ați trimis contactului dvs. un articol editorial la cerere, dar așteptați un răspuns dacă articolul este live, verificați site-ul său pentru a vedea dacă a fost publicat.

În caz contrar, urmăriți din nou 7-10 zile mai târziu pentru a vedea dacă va fi folosit. Când jurnaliștii răspund, vă rugăm să notați în Sursa de răspuns/HubSpot lângă datele lor de contact.

#5. Verificarea calității

Jurnaliştii primesc zeci (dacă nu sute) de e-mailuri în fiecare zi de la mărci şi agenţii de PR disperate ca ideile lor creative să fie auzite. Cu atâta concurență, trebuie să faci o primă impresie grozavă.

Amintiți-vă că jurnaliștii sunt scriitori profesioniști. Le pasă de cuvinte și gramatică. Dacă e-mailul dvs. este plin de greșeli de scriere, date inexacte sau link-uri întrerupte, puteți garanta că nu vor lua timp să răspundă.

Pe scurt, verificarea calității este un pas vital în procesul de informare. Efectuați întotdeauna următorii pași înainte de a trimite e-mail persoanelor de contact:

• Verificați întotdeauna toate ortografiile, linkurile și datele.
• Utilizați un șablon de comunicat de presă pentru consecvență.

#6. Obținerea datelor

Datele de înaltă calitate pot fi diferența între succesul sau eșecul comunicatului dvs. de presă. Indiferent dacă ați comandat un sondaj independent, ați contactat influenți prin intermediul rețelelor sociale sau ați reutilizat cercetări terțe, datele bune își merită greutatea în aur.

Nu fiecare campanie de PR are resursele sau bugetul disponibil pentru a produce un sondaj personalizat capabil să atragă suficiente răspunsuri.

În acest caz, există o mulțime de resurse care oferă date care sunt pregătite pentru reutilizare.

01. Oficiul Naţional de Statistică

02. Birou deschis

03. Guvernul Regatului Unit

04. Reddit

05. Facebook

Grupuri precum UK Blogger Opportunities și Official UK Bloggeri pot efectua mini-sondaje, obținând citate de la influenți și creditându-le.

Merită să vă alăturați și grupurile neprofesionale de Facebook care se încadrează în diferite sectoare, cum ar fi:

• Casa si gradina
• Dependență de călătorie
• Sănătate și fitness

06. Libertatea de informare

Solicitările privind libertatea de informare ne permit să obținem informații înregistrate de la orice companie din sectorul public.

Puteți găsi toate informațiile despre cum să solicitați informații în funcție de ceea ce căutați.

• Există diverse organizații alocate diferitelor tipuri de solicitări de informații.
• Solicitarea dumneavoastră ar putea fi refuzată dacă informațiile sunt prea sensibile, așa că decideți cu atenție.

De exemplu, Consiliul Local din Manchester ar putea fi consultat cu privire la modul în care atacurile teroriste din mai 2017 au afectat turismul în oraș.

07. Bloggeri

A lua legătura cu bloggeri, influenți și experți pentru a comenta un anumit subiect este o modalitate excelentă de a adăuga culoare și context campaniei tale de PR.

Cu toate acestea, dacă intenționați să utilizați această tactică valoroasă, ar trebui să luați în considerare următoarele puncte de cea mai bună practică:

• Fii mereu sincer și transparent; spuneți persoanei pe care o contactați ce veți face cu informațiile pe care le furnizează și ce va primi în schimb.
• Asigurați-vă că imprimați cu acuratețe numele/site-urile/blogurile/titlurile participanților.
• Unii respondenți ar putea dori să rămână anonimi (în special pe Reddit), așa că întrebați întotdeauna dacă le puteți folosi numele și nu îl publicați niciodată fără permisiune.

#7. Testează-ți ideea

Nu numai că ați ajuns la o idee grozavă, dar aveți și datele pentru a o face o copie de rezervă. Cu siguranță asta înseamnă că campania ta de PR este destinată succesului?

Poate, dar nu ne place să lăsăm aceste lucruri la voia întâmplării! Înainte de a contacta jurnaliștii, fă-ți timp pentru a afla ce cred „oamenii adevărați” despre campania ta.

Vă va ajuta să eliminați orice cute pe care ați putea să le fi ratat (ceea ce poate fi prea ușor atunci când sunteți aproape de un proiect) și ar putea oferi câteva indicații utile pentru a vă perfecționa argumentul.

Iată procesul nostru de testare a unei idei:

01. Postați conținutul pe imgur.com – nu aveți nevoie de un nume de utilizator, dar probabil că merită să obțineți unul, astfel încât să îl puteți utiliza din nou în viitor. Conținutul tău ar trebui să arate așa.

02. Trebuie să convingi unii oameni să-l vadă și, pentru aceasta, vom folosi Reddit.com. Căutați titlul conținutului dvs. pe Reddit și găsiți un subreddit relevant. Pentru acest exemplu, am găsit: https://www.reddit.com/r/surfing/

03. Postați linkul Imgur pe Reddit (spre deosebire de adresele URL ale mărcii, Reddit iubește Imgur). Ar trebui să arate așa

NB Înainte de a vă lăsa dus de cap, ar trebui să creați un cont Reddit și să faceți o interacțiune generală, construind credibilitate prin votul pozitiv sau partajarea conținutului deja popular. Motivul este că majoritatea subreddit-urilor nu permit noilor conturi să trimită conținut.

Apoi, postați conținutul dvs. cu un titlu relevant. Ar trebui să arate așa ceva.

Vă rugăm să citiți comentariile și să faceți ajustări la conținut pentru a crește probabilitatea ca jurnaliștii să vrea să îl ruleze. Este de neprețuit să obțineți feedback de la postere pe fire de nișă care vor avea cunoștințe profunde sau interes pentru subiect și vor reprezenta demografia pe care veți dori să o vizați.

#8. Urmărirea performanței

În cele din urmă, ați ajuns la punctul în care aveți o idee solidă, susținută de date și susținută de feedbackul utilizatorilor pe Reddit. Dar există încă o mulțime de învățături care te așteaptă – nu în ultimul rând modul în care jurnaliștii răspund la mesajele tale.

Utilizarea unui program software precum Yesware vă va permite să măsurați ratele de deschidere și de clic și să înțelegeți cum reacționează jurnaliștii la conținutul dvs.

Acest lucru vă va permite să faceți schimbări pozitive în modul în care vă implicați în viitor. Puteți îmbunătăți această parte vitală a procesului de PR doar examinând ceea ce ați făcut înainte, pe baza datelor concrete.

#9. Concluzie

Și iată-l: un proces complet de informare în presă, care vă oferă o oportunitate suficientă de a vă perfecționa ideea, de a crea un e-mail convingător pentru jurnaliști și de a face îmbunătățiri pe baza a ceea ce știți că funcționează bine. (și ce nu).

Acest lucru poate părea o mulțime de căsuțe de bifat, dar dacă ești serios în ceea ce privește PR, vei aprecia că merită efortul.

Indiferent dacă scopul tău final este să securizeze link-uri către pagini cheie sau să obții acoperire pentru a crește gradul de conștientizare a mărcii, o strategie eficientă de PR este de neprețuit, așa că de ce nu ai depune munca necesară pentru a-i oferi cele mai bune șanse de a reuși?

Desigur, mulți marketeri interni nu au resursele necesare pentru a oferi o campanie de PR de calitate.

Din fericire, suntem aici pentru a vă ajuta!